建設業向け 許可の更新・変更届 管理表
建設業許可は、5年ごとに更新が必要です。
期限を過ぎると許可は失効し、改めて新規で取り直すことになります。この場合、許可番号も変わり、公共工事の入札参加資格にも影響が出ます。
更新だけでなく、毎事業年度の決算変更届や、役員・営業所などの変更届もあります。それぞれ期限が違うため、まとめて管理していないと抜けます。
このテンプレートは、許可の有効期限を上段に置き、届出の予定と実績を下段で追う形にしています。
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こんな方におすすめ
- 建設業許可の更新時期が近づいている方
- 決算変更届を出し忘れたことがある方
- 期限の管理が特定の人の記憶に頼っている方
こんな場面で活用
年に一度、期限を確認する日を決めて見直します。更新には直前期までの決算変更届が必要なため、6か月前には届出の状況を確認しておくと安全です。
テンプレートの項目について
このテンプレートには、次の項目が入っています。使わない項目は削除してお使いいただけます。
- 区分
- 対象事項
- 発生日（事業年度末）
- 提出期限
- 着手予定日
- 提出日
- 提出先
- 担当
- 状態
- 備考
Excelテンプレートのプレビュー
実際に配布しているファイルの、記入例シートの一部です。
| 許可の更新・変更届 管理表 【記入例】 | ||||||||||
| 会社名 | △△工業株式会社 | |||||||||
| 許可番号 | 東京都知事 般-3 第00000号 | |||||||||
| No | 区分 | 対象事項 | 発生日 （事業年度末） | 提出期限 | 着手予定日 | 提出日 | 提出先 | 担当 | 状態 | 備考 |
| 1 | 許可の更新 | 般-3 第00000号（とび・土工／土木） | — | 2029/3/1 | 2028/12/1 | 東京都都市整備局 | 田中 三郎 | 未着手 | 有効期限2029/3/31の30日前まで | |
| 2 | 決算変更届 | 2025年度（第18期） | 2026/3/31 | 2026/7/31 | 2026/6/1 | 2026/7/18 | 東京都都市整備局 | 田中 三郎 | 提出済 | |
| 3 | 決算変更届 | 2026年度（第19期） | 2027/3/31 | 2027/7/31 | 2027/6/1 | 東京都都市整備局 | 田中 三郎 | 未着手 | ||
| 4 | 変更届（役員） | 取締役1名の就任 | 2026/6/25 | 2026/7/25 | 2026/7/1 | 2026/7/10 | 東京都都市整備局 | 田中 三郎 | 提出済 | 登記事項証明書を添付 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月21日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。会社名・許可番号・許可業種などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
建設業法は、建設業許可の有効期間を5年としており、引き続き営業する場合は期間満了前に更新の手続きをとることを求めています。更新申請の受付期間は許可行政庁により運用が異なり、満了日の30日前までに申請することとされているのが一般的です。また、毎事業年度終了後4か月以内の決算変更届（事業年度終了届）や、商号・役員・営業所などに変更が生じたときの変更届が定められており、事項ごとに提出期限が異なります。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
管理する期限
| 手続き | 期限の目安 |
|---|---|
| 許可の更新 | 有効期間は5年。満了日の30日前までに申請するのが一般的 |
| 決算変更届 | 毎事業年度終了後4か月以内 |
| 役員・代表者の変更 | 変更後、定められた期間内 |
| 営業所・所在地の変更 | 同上 |
| 経営業務の管理体制・専任技術者の変更 | 同上 |
決算変更届が最も忘れやすい手続きです。毎年のことなので後回しになりやすく、出していないと更新申請が受け付けられません。
更新は逆算で動く
更新の申請には、直前期までの決算変更届が提出されていることが前提になります。
つまり、更新の3か月前になって準備を始めても、決算変更届が溜まっていれば間に合いません。有効期限の6か月前には、届出の状況を確認するという運用にしておくと安全です。
この表の上段に「更新申請の目安日」を置いているのは、この逆算のためです。
変更届は事項ごとに期限が違う
変更の届出は、内容によって期限が分かれます。
役員の変更、商号の変更、営業所の新設や廃止、専任技術者の交代。それぞれに定められた期間があり、決算変更届とは扱いが別です。
変更が起きた日を記録しておくと、期限の計算ができます。この表では、発生日と期限、提出日を並べています。
許可の区分も持っておく
許可は業種ごとに取得します。
一般か特定か、知事許可か大臣許可か、どの業種を持っているか。この情報は、施工体制台帳や再下請負通知書にも書く項目です。1か所にまとめておくと、書類作成のたびに探さずに済みます。
更新を逃したとき
万一、有効期限を過ぎてしまった場合、許可は失効します。
新規の許可を取り直すことになり、その間は許可が必要な工事を請け負えません。期限管理の失敗が、そのまま受注の停止につながるという点で、他の書類とは重さが違います。
年に一度、期限を確認する日を決めておくことをおすすめします。
誰が持つか
許可の管理は、現場ではなく会社の仕事です。
小さい会社では社長が持っていることが多く、担当者が決まっていない状態になりがちです。1人の記憶に頼っていると、その人が不在のときに期限が過ぎます。
この表を共有の場所に置き、期限が近いものを月に一度見る運用にしておくと、担当が変わっても引き継げます。
行政書士に頼む場合
更新や変更届を行政書士に依頼している会社もあります。
その場合も、期限そのものは自社で把握しておく形が安全です。依頼のタイミングが遅れれば、書類の準備が間に合いません。この表の担当欄に依頼先を書いておくと、社内と外部のどちらが動くかが分かります。
よくある質問
更新の申請はいつから受け付けてもらえますか。
許可行政庁によって運用が異なります。満了日の3か月前から受け付ける自治体が多く、申請の期限は30日前までとされているのが一般的です。所管の窓口でご確認ください。
決算変更届を何年も出していません。
過年度分をまとめて提出することになります。更新の前提になるため、更新時期が近い場合は早めに着手する必要があります。