建設業向け 外注管理表テンプレート

表に持たせる項目

出来高の欄が、支払の根拠になります。出来高払いの契約では、進捗の確認が支払の前提になるためです。

支払予定を持つ意味

支払は、締め日と支払日のルールで決まります。

月末締め翌月末払いのような形が一般的ですが、会社によって条件が違うことがあります。表に支払予定日を持たせておくと、月ごとの支払額が事前に見えるようになります。

金額の大きい支払が同じ月に重なると、資金繰りに影響します。早めに見えていれば、入金のタイミングと合わせる調整ができます。

変更があったとき

追加工事や数量変更があった場合、契約金額が変わります。

元の金額を上書きせず、変更後の金額と変更注文書の番号を残しておくと、経緯が追えます。金額だけ変わっていて根拠の書面が無い状態は、後で説明できなくなります。

会社ごとに見る

同じ協力会社の行を集めると、その会社との取引の全体像が見えます。

年間でいくら発注しているか、支払は遅れていないか、どの工種を任せているか。特定の会社に集中していないかを確認する材料にもなります。

1社に依存していると、その会社の都合で工程が止まるリスクがあります。逆に、少額の発注が多数に分散していると、管理の手間が増えます。

安全書類とのつながり

外注先が決まったら、安全書類の準備が始まります。

再下請負通知書、作業員名簿、必要に応じて持込機械等使用届。この表に発注先を登録した時点で、書類の依頼も同時にかけると、現場入場までの日数が縮まります。

発注と書類依頼を別のタイミングにすると、入場の直前に慌てることになります。備考欄に書類の受領状況を書いておくと、抜けが見えます。

許可と保険の確認

外注先の建設業許可と、社会保険の加入状況も、この表で持っておくと便利です。

許可の有効期限が切れていると、その会社に発注できない工事が出てきます。年に一度確認する運用にしておくと、契約の直前に慌てずに済みます。

一人親方への発注も同じ表で管理できますか。

管理できます。区分の列を設けて会社と一人親方を分けておくと、労務費と外注費の集計や、安全書類の準備で扱いを分けやすくなります。

支払サイトが会社ごとに違います。

協力会社ごとの締め日と支払条件を別シートに持ち、この表では支払予定日だけを書く形にすると管理しやすくなります。