グリーンファイル（安全書類）とは｜何を・誰が・いつ出すか

建設現場に初めて入るとき、元請から「安全書類を一式そろえてください」と言われることがあります。

一式と言われても、何が一式なのかは示されないことが多く、渡されるのは様式のファイルだけ、という場面が一般的です。

ポイントはここです。グリーンファイルは、現場に入ってよい人と会社であることを書面で示すための束です。

ここでは、安全書類がどういう性格の書類で、何を・誰が・いつ出すのかを、提出の順序に沿って整理します。

グリーンファイルと呼ばれる理由

グリーンファイルという呼び名は、書類の内容ではなく、綴じるファイルの色から来ています。

安全書類を緑色のファイルにまとめて現場に備え置く慣習が広がり、書類そのものの通称になりました。呼び方は現場によって違い、労務安全書類、安全衛生書類、施工体制関係書類と呼ばれることもあります。

呼び名が違っても、中身はおおむね共通しています。現場に入る会社と人を、元請が把握するための書類という点が変わらないためです。

グリーンファイルは何のために求められるのか

グリーンファイルという一式を法令が定めているわけではありません。

背景にあるのは、性格の違う2つの要請です。

前者は「現場にいる人の安全」を、後者は「工事を請け負っている会社の構造」を見ています。

この2つが1つのファイルにまとまっているため、書類の性格が混ざって見えます。どちらの目的で求められている書類なのかが分かると、記入で迷ったときの判断がつきやすくなります。

グリーンファイルでよく求められる書類

グリーンファイルとして求められる範囲は現場によって違いますが、多くの現場で共通しているのは次のものです。

下の2つは元請がつくる書類です。下請から見ると、自社が出した再下請負通知書がそこに反映されていく、という関係になります。

グリーンファイルの提出の順序

グリーンファイルには、出す順序があります。順序を外すと差し戻されやすくなります。

会社の情報が先で、人の情報が後です。作業員名簿だけを先に出しても、その人が所属する会社が体制に登録されていないため、元請側で受け取れません。

機械はさらに後になります。機械を動かす人が名簿に載っていて、その人の資格が確認できてはじめて、持込みの可否が判断できるためです。

グリーンファイルでつまずきやすいところ

初めて提出するときにつまずくのは、だいたい次の3つです。

1つ目は、階層の書き方です。 再下請負通知書の注文者の欄には、元請ではなく自社が直接契約した相手を書きます。3次下請なら、書くのは2次下請の会社名です。ここを元請の名前で書くと、体系図の階層がずれます。

2つ目は、一人親方の扱いです。 請負契約で入ってもらう場合は再下請負として通知の対象になり、雇用契約なら自社の作業員として名簿に載ります。契約の形を先に決めておくと、書類がねじれません。

3つ目は、社会保険の欄です。 加入の有無だけでなく、番号の一部まで求められる現場があります。適用除外の場合は空欄にせず、その理由が分かる書き方をしておくと、確認のやり取りが減ります。

グリーンファイルの様式は指定されるのか

多くの現場では、元請から様式が示されます。

広く使われているのは全国建設業協会の統一様式（全建統一様式）で、これに準じた各社独自の様式を使う現場もあります。近年は、クラウドサービス上で提出する現場も増えています。

様式の指定があるときは、指定された様式が優先されます。 指定がない場合や、下書きとして項目を整理したい場合に、記載事項を満たした様式が手元にあると準備が早くなります。

当サイトの作業員名簿や再下請負通知書は、そうした場面で使えるように、記載事項をもとに項目を整理したものです。

グリーンファイルを出したあとに更新するもの

グリーンファイルには、一度出して終わりにならない書類が多く含まれます。

• 人が入れ替わったとき … 作業員名簿を作り直し、新しく入る人の調査票を出す
• 下請を追加したとき … 再下請負通知書を出し、元請が台帳と体系図を更新する
• 工期が変わったとき … 通知書の工期を訂正する
• 機械を入れ替えたとき … 持込機械等使用届を出し直す

更新のたびに元のファイルを上書きすると、いつ何を出したかが手元に残りません。提出日をファイル名に入れて別ファイルとして保存する運用にしておくと、後から経過を追えます。

初めて一式を求められたときの進め方

初めて安全書類の一式を求められると、どこから手を付けるかで止まります。

時間がかかるのは様式を埋める作業ではなく、社内に散らばっている情報を集める部分です。

資格の修了年月日、健康診断の受診日、雇用保険の被保険者番号。

これらが1か所にまとまっていないと、書式を開いたところで手が止まります。

多くの会社では、次の順序で進めています。

最初に、契約の形を確定させます。

誰と請負契約を結び、誰を雇用しているのか。

ここが決まらないと、再下請負通知書に書く階層も、作業員名簿に載せる人も決まりません。

一人親方に手伝ってもらう場合は、請負なのか雇用なのかを、この時点ではっきりさせておくと後がねじれません。

次に、人の情報を集めます。

この機会に社内で1つの表にまとめておくと、次の現場からは転記だけで済むようになります。

現場ごとに集め直している会社と、一度まとめた会社とでは、2回目以降にかかる時間が大きく変わります。

最後に、様式へ落とし込みます。情報が揃っていれば、ここは短時間で終わります。

初めての現場では、提出期限の3日前には着手しておくと、確認のやり取りを含めても間に合う形になります。元請から差し戻しがあることを前提に、余裕を見ておくと安心です。

差し戻される理由は限られている

差し戻しの理由は、現場が違っても似た内容に集中します。

多いのは記入漏れではなく、書類どうしの整合が崩れているケースです。

名簿に載っている人が、通知書に書かれた会社に属していない。

通知書の工期が契約書と違う。

機械の運転者として書いた人が、名簿に載っていない。

1枚ずつ見ると正しいのに、並べると食い違うという形で起こります。

確認の順序を決めておくと、この種の食い違いは提出前に見つかります。

会社、人、機械の順に読み、前の書類に出てこない名前が後ろの書類に現れていないかを見ていきます。

読む順序を提出の順序と揃えるのがポイントです。

もう1つ多いのが、古い様式の使い回しです。

前の現場で使ったファイルをそのまま流用すると、様式の改訂で増えた欄が空欄のまま提出されます。

空欄の理由が「該当なし」なのか「書き忘れ」なのかは、受け取る側には分かりません。

年度が変わったタイミングで手元の様式を確認しておくと、この差し戻しは避けられます。

グリーンファイルは誰が書くのが向いているか

グリーンファイルを誰が書くかは、会社の規模によって変わります。

職人が10人に満たない規模では、社長や事務担当が兼ねていることが多くなっています。人数が増えるにつれて、現場ごとに担当を決める形へ移っていきます。

どちらの形でも、情報の出どころを1か所にしておくと、担当が変わっても書けます。

資格の一覧、保険の加入状況、健康診断の受診日。

この3つが社内で1つの表になっていれば、書類はそこからの転記で組み上がります。

逆に、担当者の記憶と個人のパソコンの中に情報が入っている状態だと、その人が休んだ日に提出が止まります。書類の作成は属人化しやすい仕事なので、元になる表を共有の場所に置くだけでも、止まりにくくなります。

クラウドで提出する現場では

専用のクラウドサービスで安全書類をやり取りする現場が増えています。

この形では、Excelのファイルを送るのではなく、画面に直接入力します。

会社の情報や作業員の情報は一度登録すれば次の現場でも呼び出せるため、繰り返しの入力は減ります。

建設キャリアアップシステムと連携しているサービスでは、技能者の資格情報を取り込める場合もあります。

一方で、入力の前に情報が揃っていないと進まない点は変わりません。画面を開いてから資格証を探し始めると、そこで手が止まります。

紙でもクラウドでも、社内に元データを持っておくことが準備の中心になります。テンプレートを使う意味も、提出そのものより、この元データを整えるところにあります。

元請の立場から見ると

書類を求める側の事情が分かると、何を丁寧に書くべきかが見えてきます。

元請は、1つの現場で何十社もの書類を受け取ります。

1社あたりに割ける確認の時間は長くありません。

そのため、確認は「揃っているか」と「食い違っていないか」の2点に絞られます。

内容の良し悪しよりも、抜けと矛盾が見られているということです。

逆に言えば、社名や工期の表記を書類間で揃えておくだけで、確認は早く終わります。

会社名を正式名称と略称で書き分けると、別会社として扱われることさえあります。

元請が最も困るのは、現場に人がいるのに書類が届いていない状態です。

労働災害が起きたときに、その人が誰の指揮下で何をしていたのかを示せなくなるためです。

提出が遅れそうなときは、遅れる旨を先に伝えておくと、入場の段取りを調整してもらえることがあります。

書類が現場を止めることがある

安全書類は、揃っていないと入場できない現場が一般的です。

朝、現場に着いてから書類の不備が分かると、その日の作業ができません。

人を手配していた場合、その分の費用は動いてしまいます。

工程が詰まっている時期であれば、1日の遅れが後ろの工程まで押していきます。

書類の準備は、事務作業に見えて、実際には工程管理の一部です。

契約が決まった時点で提出の期限を確認し、逆算して着手する。

この段取りができている会社は、現場の立ち上がりが安定します。

急ぎで入場が必要になったときのために、社内の元データを整えておくと、当日の対応もしやすくなります。

工事が終わったあとのグリーンファイル

提出した書類の控えは、工事が終わってからも意味を持ちます。

労働災害が起きた場合には当時の管理状況を示す資料になり、施工体制に関する書類は保存期間が定められているものもあります。

書類ごとの保存期間は建設業の書類は何年保存するのかで整理しています。工事ごとにフォルダをまとめ、完了日を名前に入れて保管しておくと、必要になったときに取り出せる形になります。

よくある質問

安全書類は、どこまでの範囲を提出するのですか。

現場によって範囲が変わります。多くの現場では再下請負通知書・作業員名簿・新規入場者調査票が共通して求められ、機械を持ち込む場合は使用届が加わります。元請から示される提出一覧で確認するのが確実です。

一次下請ですが、再下請けがありません。それでも通知書は必要ですか。

多くの元請では、再下請負の有無にかかわらず提出を求めています。その場合は「再下請負人なし」と明記して提出する形が一般的です。