出面と労務費｜同じ数字を2回集計していないか

出面表は、誰がどの現場に何日入ったかを記録する表です。一般には、日々の出面を現場で書き、月末に事務所へ集めて給与の計算に使う形が広く使われています。

一方で、同じ数字は原価にも要ります。労務費として工事ごとに集計しないと、その工事で利益が出ているかが分かりません。ところが、この2つを別々に集計している会社が多くあります。

ポイントはここです。出面と労務費は、1つの記録から2つの出口へ出す形にすると、数えるのが1回で済みます。

ここでは、出面と労務費について、2回数えてしまう構造、区分の分け方、月末を待たない拾い方、そして建退共とのつながりを順に整理します。

出面と労務費で同じ数字を2回数える構造

出面と労務費で同じ数字を2回数えてしまうのは、使う相手が違うためです。給与は人ごと、原価は工事ごとに並びます。

給与の集計では、人ごとに日数を足します。誰に何日ぶん払うかという計算なので、現場をまたいで合計します。この形では、工事別の金額は出てきません。

原価の集計では、工事ごとに足します。どの現場でいくらかかったかという計算なので、人をまたいで合計します。こちらでは、誰にいくら払うかは出てきません。

同じ出面表を、縦に足すか横に足すかの違いです。ところが、別々の表に転記してから足していると、2回入力することになります。

そのうえで、転記が入ると必ずずれます。片方を直してもう片方を直し忘れる、という形です。月末の突き合わせで気づければまだ良いほうで、気づかないまま決算まで行くこともあります。

そのため、出面表を1つの元にして、そこから両方を出す形にします。元を1つにして、出口を2つにするという考え方です。

出面と労務費で区分を分ける

出面と労務費を管理するとき、働き方の区分を分けておくと読める情報が増えます。単価も支払いの相手も違うためです。

分けるのは3つです。直接雇用、常用で来てもらった人、そして外注の労務。

直接雇用は自社の従業員で、給与として払います。単価は社内の計算で決まり、社会保険や建退共の対象にもなります。

常用は、他社の職人に日単位で来てもらう形です。相手の会社へ支払うため、給与ではなく外部への支払いになります。日当が相場で動くため、予算と差が出やすい区分です。

外注の労務は、工事の一部を請け負ってもらう形です。出来高で精算することが多く、日数では測りにくくなります。

この3つを混ぜて1つの単価を掛けると、実態から離れます。差が出たときに、単価が動いたのか人日が増えたのかも区別できません。

そのため、出面表に区分の列を1つ足すだけで、後の集計がかなり変わります。現場の負担もほとんど増えません。

出面と労務費を月末より前に見る

出面と労務費は、月末まで待つと手が打てません。実績が分かるのが、その月が終わった後になるためです。

現場が出面を書いていても、事務所に集まるのが月末であれば、そこまで見えません。集めるタイミングを週に1回にするだけで、気づく時点が3週間前に倒れます。

集め方は、紙を回収する形でも、写真を送ってもらう形でも構いません。大事なのは形式より頻度です。

そのうえで、単価は社内のもので掛けておけば見込みが出せます。確定した給与や請求を待たなくても、方向を見るには社内の単価で足ります。

この見込みがあると、予算実績対比の労務費が月の途中で見えます。予算を超えそうかどうかが分かれば、残りの工程で手を打てます。

一方で、見込みと確定を混ぜると精算のときに二重になります。別の列で持っておいて、確定したら入れ替える形にします。

出面と労務費を工種別に割る

出面と労務費を工事別に出せるようになったら、次は工種別です。ここまで割れると、どの作業で手間がかかったかが見えます。

工事別だけだと、超えていることは分かっても原因の場所が分かりません。工種別に割れていると、次の見積の歩掛を直せます。

割るには、日報の側に工種ごとの人数が要ります。出面表は人の軸なので、そこからは工種に割れません。

そのため、工種別まで見たい場合は日報から拾う形になります。日報に工種と人数が書いてあれば、そのまま工種別の工数になります。

出面表は合計の確からしさ、日報は内訳の細かさという役割分担です。両方あると、日報の書き漏れにも気づけます。

一方で、全部の工種で割る必要はありません。金額の大きい工種を3つか4つ選べば、判断の材料としては足ります。

出面と労務費と建退共の関係

出面と労務費の記録は、建設業退職金共済の就労日数にも使えます。誰がどの現場に何日入ったかという情報が、そのまま対象になるためです。

CCUSの就業履歴とも同じ情報です。カードの読み取りをしている現場では、入退場の記録から日数が出ます。

もとが同じなのに、別々に数えている会社が多くあります。給与は事務、建退共は担当者、CCUSは現場、という形で分かれていると、それぞれが別に集計します。

別々に数えると必ずずれます。ずれた後で照合すると、どれが正しいのかを調べるところから始まります。

そのため、出面表を正として、そこから3つとも出す形にしておくと手間も食い違いも減ります。出口ごとに必要な項目が少し違うだけで、元の記録は同じです。

一方で、CCUSの就業履歴は現場での読み取りに依存します。読み取り漏れがあると日数が足りなくなるため、出面表との突き合わせは残しておくほうが安全です。

出面と労務費でAIが担える範囲

出面と労務費でAIが担えるのは、読み取りと集計です。単価と区分を決めるのは人が行います。

読み取りの側では、手書きの出面表を文字にする処理があります。現場から写真で届く形の場合、ここが入力の代わりになります。氏名と日数は数字なので、読み違いがあると影響が大きい部分です。

そのため、読み取った結果はそのまま給与に流さず、確認の工程を1つ置きます。人数と日数は、間違えると本人の給与に直接出ます。

集計の側では、縦と横の両方向に足す処理です。表計算でもできますが、現場が多いと手作業では追いつきません。

もう1つ、日報の文章から工種と人数を取り出す使い方もあります。人数欄が無い日報でも、作業内容の文に人数が書かれていることがあります。

一方で、区分の判断は任せられません。常用なのか外注なのかは契約の形で決まるため、社外のサービスには分かりません。

出面と労務費で単価をどう持つか

出面と労務費をつなぐには、日数に掛ける単価が要ります。ここを決めていないと、日数までは出ても金額になりません。

直接雇用の単価は、社内で決めます。給与に法定福利費と賞与の引当を乗せて、稼働の見込み日数で割ると日額が出ます。給与の額だけを掛けると、実際の負担より小さく出ます。

常用の単価は、相手との取決めで決まります。日当が相場で動くため、予算を組んだときの単価と実際が離れやすい区分です。

外注労務は、出来高で精算することが多いため日額では測れません。工数の管理からは外して、外注費として別に追うほうが実務に合います。

そのうえで、社内の単価は年に1回見直せば足ります。毎月動かすと、月ごとの比較ができなくなります。

一方で、単価が古いままだと差の意味が読めません。給与の改定や法定福利費の料率が変わった年は、見直しの時期を決めておくと忘れません。

出面と労務費を小さくそろえる順序

出面と労務費は、表を作り直さなくてもそろえられます。列を1つ足して、集める頻度を変えるところからです。

続きやすいのは次の形です。

1. 出面表に区分の列を足す（直用・常用・外注労務）
2. 集める頻度を月1回から週1回にする
3. 社内の単価を決めて、見込みの金額を出す
4. 縦に足して給与、横に足して労務費、という出し方にする
5. 工種別まで見たい工事だけ、日報から割る

2つめがいちばん効きます。頻度を変えるだけで、気づく時点が3週間前に倒れます。

そのうえで、5つめは全部の工事でやる必要はありません。金額の大きい工事、歩掛を見直したい工種に絞ると続きます。

一方で、人が数人の会社では、ここまでの仕組みは要らないこともあります。同じ人が複数の現場を行き来するようになったときが、分けて管理する合図になります。

最後に、この整理は工数管理と同じ土台です。出面表に区分を足す一手が、給与・原価・建退共・工数の4つに効きます。

そのうえで、出面表そのものの様式は変えないほうが定着します。現場が慣れている形に列を1つ足すだけなら、書き方を覚え直す必要がありません。様式を作り直すと、そこで一度書かれなくなることがあります。

一方で、紙で回している場合は集める頻度を上げると手間が増えます。写真で送ってもらう、現場の人が入力する、といった形に変えるかどうかは、人数と現場の数で判断が分かれます。

最後に、区分を足した効果は3か月ほど経ってから出ます。常用の比率が高い月と低い月の差が見えるようになると、手配の計画にも使えるようになります。

この比率は、受注の波とも関係します。仕事が増える時期に常用が増えるのは自然な形ですが、増えすぎると利益が薄くなることがあります。直用の人数をどこまで抱えるかという判断の材料にもなります。

そのうえで、比率を見るときは工種ごとに分けると読めます。全体の平均では、工種ごとの事情が消えてしまうためです。金額の大きい工種を2つか3つ選んで見る形で足ります。

一方で、この判断は年単位の話になります。月ごとに人員の構成を変えることはできないので、見るのは四半期か半期に1回で十分です。

よくある質問

給与の集計と原価の集計は、どちらを先に作るものですか。

出面表を1つの元にして、そこから両方を出す形が扱いやすくなります。どちらかを先に作ってもう片方へ写すと、途中で人が変わったときにずれます。**元を1つにして、出口を2つにする**のが要点です。

常用で来てもらった人の費用は、労務費と外注費のどちらですか。

会計上の区分は自社の処理方針によりますが、管理の面では分けておくほうが読めます。単価も支払いの相手も違うためです。3つに分けて持っておくと、差が出たときにどこで出たかが分かります。

建退共の就労日数も出面から出せますか。

同じ記録から出せます。誰がどの現場に何日入ったかという情報は、給与にも原価にも建退共にも使えます。別々に数えると必ずずれるため、**1つの出面表から3つとも出す**形にしておくと手間も減ります。