工事請求書の電子保存｜電帳法とAI-OCR

工事の請求書は、受け取る経路がばらばらになりやすい書類です。実務では、メールに添付されたPDF、取引先のシステムからダウンロードするもの、郵送されてくる紙、現場で手渡される控えが混ざっている会社が多くあります。

一般には、届いたものを月ごとにファイルへ綴じ、支払いの処理をしてから保管するという流れがとられてきました。とはいえ電子で届くものが増えるにつれて、どこに何があるのかを把握しにくくなっています。

ポイントはここです。工事請求書の電子保存でつまずくのは保存そのものより、受け取る経路がそろっていないことです。

ここでは、工事請求書の電子保存について、法令上の区分、検索の要件、AI-OCRの役割、そして工事ごとの原価につなげるところまでを整理します。

工事請求書の電子保存が求められる範囲

工事請求書の電子保存を考えるとき、まず分かれるのは受け取った形です。電子で受け取ったものと、紙で受け取ったものでは扱いが違います。

電子帳簿保存法では、保存の方法が大きく3つに分かれているとされています。自社で作る帳簿を電子で保存するもの、紙で受け取った書類を読み取って保存するもの、そして電子で受け取った取引のデータを保存するものです。

3つめが、実務でいちばん影響の大きい部分です。メールに添付されたPDFの請求書は電子取引にあたるため、印刷した紙だけを残す形ではなく、データのまま残すことが求められるとされています。

一方で、郵送されてきた紙の請求書は、そのまま紙で保管して差し支えありません。読み取って電子で保存するスキャナ保存は任意なので、紙の保管が苦にならないうちは急ぐ必要がない部分になります。

工事請求書の電子保存に求められる検索の要件

工事請求書の電子保存では、後から探せる状態にしておくことが求められます。保存してあるだけで探せない状態は、保存したことにならないという考え方です。

検索の機能としては、日付・金額・取引先の3つで探せることが求められるとされています。加えて、期間を範囲で指定できること、2つ以上の項目を組み合わせて探せることも要件に挙げられています。

ただし、規模による緩和があります。基準となる期間の売上高が5,000万円以下の場合、税務調査の際にデータの提示や提出の求めに応じられるようにしていれば、検索の機能そのものが不要とされています。範囲指定と組み合わせの検索についても、同じ条件で不要になるとされています。

この緩和があるため、小規模な会社ではシステムを入れなくても対応できる場合があります。ファイル名に日付・取引先・金額を入れて1つのフォルダに入れておく、という運用でも要件を満たせるとされています。そのうえで、自社がどの扱いになるかは所轄の税務署や顧問の税理士に確認しておく形が確実です。

工事請求書の電子保存とAI-OCRの役割

工事請求書の電子保存でAIが担うのは、保存そのものではなく読み取りです。PDFや紙の請求書から、日付・取引先・金額といった項目を文字として取り出す部分になります。

この読み取りがあると、ファイル名を付ける作業や、会計へ入力する作業が減ります。検索の要件を満たすためにファイル名を整える場合も、1枚ずつ開いて確かめる手間が省けます。

とはいえ、読み取りの精度は書式によって変わります。建設の請求書は、工事名や工期、出来高の割合といった建設固有の項目が入ることが多く、一般的な様式を前提にした読み取りでは拾えないことがあります。そのため、自社に届く請求書の実物で試すことが、判断のいちばん確実な方法になります。

あわせて、読み取った内容を誰が確かめるかも決めておくと事故が起きにくくなります。金額の桁を読み違えたまま支払いに進むと、気づくのが入金の照合のときになります。読み取りの結果をそのまま支払いに流さず、確認の工程を1つ置く形が一般的です。

工事請求書の電子保存を工事ごとの原価につなげる

工事請求書の電子保存は、保存だけで終わらせると効果が半分になります。同じデータを工事ごとの原価に流せると、月次の集計まで一本でつながるためです。

建設の原価は、工事ごとに集めることが前提になります。材料の請求、外注の請求、機械のリース料。いずれも請求書が届いた時点で、どの工事のものかが分かっています。受け取った時点で工事名を付けておくと、後から仕分ける作業が消えます。

一方で、1枚の請求書に複数の工事が混ざっていることもあります。この場合は、届いた時点で分けるか、支払いの処理のときに分けるかを決めておく形になります。決めていないと、月末にまとめて思い出す作業が発生します。

そのうえで、工事ごとの集計は工事台帳につながります。請求の内訳が工事別にそろっていれば、完成工事原価の集計もそこから出せます。保存の形を決めるときに、どこへ流すかまで考えておくと、後で組み替える手間が出ません。

工事請求書の電子保存で紙と電子が混ざる期間

工事請求書の電子保存を進めても、しばらくは紙と電子が混ざります。取引先によって送り方が違うためです。

このとき困るのは、同じ月の請求書が2か所に分かれることです。紙のファイルと電子のフォルダの両方を見ないと、その月の全体が分かりません。どちらか一方だけを見て支払いを組むと、漏れが出ます。

対策として扱いやすいのは、一覧表の側で1つにまとめる形です。請求書そのものは受け取った形のまま残し、表には紙か電子かの欄を1つ足しておきます。表を見れば全体がそろっているので、原本を探すのはその後の話になります。

もう1つの方法は、取引先ごとに送り方をそろえてもらう形です。とはいえ、相手の都合もあるため、すぐには進まないことが多くあります。そのため、混ざる前提で運用を組んでおくほうが現実的です。

そのうえで、紙で受け取ったものを読み取って電子に寄せる形もとれます。この場合はスキャナ保存の扱いになり、要件が別に定められています。原本の紙をどうするかも含めて決まりがあるため、進める前に確認しておく形が確実です。

工事請求書の電子保存を始める順序

工事請求書の電子保存を始めるとき、システムの検討から入ると判断が止まりやすくなります。先に決めるのは、置き場所と名前の付け方です。

まず、電子で届いた請求書を置くフォルダを1つ決めます。メールの添付をそのまま受信箱に置いておく形は、後から探せなくなるためです。次に、ファイル名の付け方を決めます。日付・取引先・金額を入れる形にしておくと、検索の要件にも対応しやすくなります。

この2つを決めるだけで、当面の運用は回ります。そのうえで、枚数が増えて手間が大きくなったときに、読み取りや保存のシステムを検討する順序にすると、使わない機能に払う形になりにくくなります。

一方で、決めた後に現場へ伝えるところは省けません。請求書が担当者の個人メールに届いている状態が残っていると、置き場所を決めても集まらないためです。届く先を先にそろえてから、保存の形を決めるという部分で判断するのが良いです。

工事請求書の電子保存とExcelの表の関係

工事請求書の電子保存を進めても、Excelの表が要らなくなるわけではありません。請求書そのものと、それを集計した表は別の役割を持つためです。

請求書は1件ずつの原本で、表はそれを並べて見るためのものです。入金の予定、未回収の残り、工事ごとの発生額。いずれも1枚ずつ開いていては分かりません。そのため、保存とは別に集計の表を持っておく形が一般的です。

そのうえで、表の項目は請求書から拾える内容にそろえておくと、転記が楽になります。日付・取引先・工事名・金額・支払予定日。この5つがそろっていれば、入金と売掛の管理はひととおり回ります。

最後に、電子で保存した請求書と表の間は、探せる形でつないでおくと後が楽です。表の行からファイル名が分かるようにしておくだけでも、原本を確かめる時間はかなり短くなります。

そのうえで、表と保存の役割を混ぜないほうが扱いやすくなります。表は見るためのもので、原本は残すためのものです。表に金額を書き写した時点で数字が2か所に存在することになるため、どちらが正なのかを決めておく必要があります。原本を正として、表は写しと考えておくと迷いません。

あわせて、保存の期間も確かめておくと後で困りません。請求書は税務の関係で一定の期間の保存が求められるとされており、工事の完了とは別の区切りで残すことになります。工事が終わったから捨てる、という判断にすると足りなくなることがあります。

最後に、電子で保存する場合も、消えない形にしておくことが前提です。担当者のパソコンの中だけに置いていると、入れ替えのときに消えます。共有の場所に置いて、定期的に控えを取る形にしておくと、保存そのものが目的を果たします。この点は、紙を金庫に入れるのと同じ発想になります。

あわせて、誰が見られるかも決めておくと安心です。請求書には取引先ごとの単価が載っているため、社内であっても見せる範囲を分けておきたい場面があります。共有の場所に置く場合は、フォルダごとに権限を分ける形にしておくと、必要な人だけが開ける状態を保てます。

そのうえで、決めた運用は1枚の紙にまとめて配っておくと定着します。置き場所、名前の付け方、確認する人、保存の期間。この4つが書いてあれば、担当が変わっても同じ形で回り続けます。

そのうえで、決めた形は半年ほど運用してから見直すと、実態に寄っていきます。使っていないうちに細かく決めても、現場で守られないことが多いためです。まず動かしてみて、手間が出た場所だけを直す順序が続きます。

よくある質問

メールに添付されたPDFの請求書は、印刷して紙で保管してもよいですか。

電子取引として受け取ったデータは、電子のまま保存することが求められるのが原則とされています。印刷した紙を控えとして持つことは差し支えありませんが、紙だけを残して元のデータを消す形は避けておくほうが安全です。自社の具体的な扱いは、所轄の税務署や顧問の税理士に確認してください。

請求書が月に数十枚程度でも、システムを入れる必要がありますか。

枚数が少ない場合は、フォルダとファイル名の付け方を決めるだけで要件を満たせることがあります。検索の要件は、ファイル名に日付・取引先・金額を入れて整理しておく方法でも対応できるとされています。まず運用のルールを決めてから、手間が大きいようならシステムを検討する順序が無駄になりにくくなります。