重機の稼働管理｜リース料が工事別に出ない

工事で使う機械には、自社で持っているものと借りているものがあります。一般には、リースやレンタルで借りたものは請求書が届き、自社の機械は減価償却などで費用が出ていく形になります。

とはいえ、その費用がどの工事のものかとなると、すぐには出てきません。請求書は機械ごと・月ごとに届くのに、原価は工事ごとに要るためです。

ポイントはここです。重機の稼働管理で足りないのは費用の記録ではなく、どの工事で何日使ったかという記録です。

ここでは、重機の稼働管理について、工事別に出ない理由、記録の取り方、遊んでいる日の見つけ方、そして持込届とのつながりを順に整理します。

重機の稼働管理で工事別に費用が出ない理由

重機の稼働管理で工事別の費用が出ないのは、請求と使用の軸が違うためです。

リースの請求書は、機械ごとに届きます。その機械がどの現場にあったかは、請求書には書かれていません。月極であれば、月の途中で現場を移っていても1行で届きます。

自社の機械はさらに分かりにくくなります。減価償却費や修繕費は会社全体の費用として出ていくため、放っておくと工事の原価に現れません。

その結果、機械の費用が工事の原価から抜け落ちたまま、利益が出ているように見えることがあります。

そのため、使用の側の記録が要ります。どの機械が、どの現場に、何日あったか。この3つがあれば、請求書の金額を工事に配れます。

一方で、新しい記録を作る必要はありません。日報に使用機械の欄があれば、そこから拾えます。現場の入退場と同じで、すでに書いているものから経路を作るほうが早く動きます。

重機の稼働管理で記録を取る

重機の稼働管理の記録は、細かくしすぎないほうが続きます。時間単位まで取ろうとすると、現場が書かなくなります。

日単位で足りることがほとんどです。その機械がその現場にあった日を数えるだけで、費用の按分はできます。

記録する場所は日報が向きます。使用機械の欄がすでにあることが多く、現場の負担が増えません。機械の名前だけでなく、識別の番号まで書いてあると集計が確実になります。

同じ型式の機械を複数持っていると、名前だけでは区別できません。番号を振っておくと、請求書との突き合わせも迷いません。

そのうえで、動いていない日も記録に残すと後で使えます。現場にはあるが使っていない日、修理で止まっている日。この区別があると、遊んでいる時間が見えます。

一方で、区別まで書くと負担が増えます。まずは「あった日」だけを数えて、余裕が出てから動いた日を分けるという順序が現実的です。

重機の稼働管理で費用を工事に配る

重機の稼働管理の記録がそろったら、費用を工事に配ります。配り方を先に決めておくと、毎月悩まずに済みます。

借りている機械は、請求の形で分かれます。日額で来るものはそのまま日数で配れます。月極で来るものは、その月に使った工事で按分します。

1つの工事にだけ入っていたなら全額、2つに分かれたなら日数で割る。この程度の決まりがあれば、ほとんどの場合は処理できます。

自社の機械は、社内の使用料を決めておきます。減価償却費と修繕費と保険料を年間で見積もり、稼働の見込み日数で割ると日額が出ます。

この単価が無いと、自社機は原価に出てきません。自社機が多い会社ほど、工事の原価が実態より小さく見えます。

一方で、単価は年に1回見直せば足ります。毎月調整すると、月ごとの比較ができなくなります。

重機の稼働管理で遊んでいる日を見つける

重機の稼働管理の記録は、費用を配るだけでなく、無駄を見つけるのにも使えます。

借りている日数と、実際に動いた日数を並べると差が出ます。差が続いている機械は、返す時期を早められる可能性があります。

現場からは「まだ使うかもしれない」と見えるため、返す判断は出にくいものです。数字で見ないと、いつまでも置いたままになります。

そのうえで、返して必要になったら再度借りる場合の手配の時間も見ておきます。すぐ手配できる機械なら返し、時間がかかる機械なら置いておくという判断になります。

あわせて、同じ時期に複数の現場で同じ機械を借りている場合も見えます。回せば1台で足りることがあります。

一方で、回すと移動の費用と時間がかかります。近い現場どうしでないと、かえって高くつきます。移動の費用を含めて比べる形にしておくと判断を誤りません。

重機の稼働管理と持込機械等使用届の関係

重機の稼働管理は、安全書類の持込機械等使用届ともつながります。どちらも「どの機械が現場にあるか」の情報だからです。

持込届には、機械の種類、型式、検査の状況、運転する人の資格が書かれます。現場に入れる前に提出する書類なので、稼働の記録より先に情報がそろいます。

そのため、持込届を出した機械の一覧を、そのまま稼働の記録の出発点にできます。現場ごとに、その工事で使う機械の名前が並ぶためです。

逆に、持込届に無い機械が日報に出てくることがあります。急に手配した機械や、一時的に借りた機械です。この場合は届出の側が漏れている可能性があります。

そのうえで、特定自主検査の記録も機械ごとに管理します。検査の期限が切れていると現場に入れられないため、稼働の計画にも関わります。

一方で、1つの表に全部を詰めると重くなります。持込届は安全書類、稼働は原価、検査は法令の管理。目的ごとに分けて、機械の番号でつなぐ形が扱いやすくなります。

重機の稼働管理でAIが担える範囲

重機の稼働管理でAIが担えるのは、拾うことと突き合わせることです。返すかどうかの判断は人が行います。

拾う側では、日報の文章から機械名を取り出す処理があります。使用機械の欄が無い日報でも、作業内容の中に書かれていることがあります。表記のゆれをそろえる処理も含まれます。

突き合わせる側では、請求書の機械名と稼働の記録を結び付ける処理です。名前が完全に一致しないことが多いため、候補を出して人が選ぶ形になります。

もう1つ、按分の計算そのものも自動でできます。按分の決まりが文章で決まっていれば、そのとおりに計算するだけです。

一方で、按分の決まりを作ることは任せられません。どの工事に寄せるか、移動の日をどちらに数えるか。いずれも自社の方針として決める部分です。

そのため、道具に期待するのは「集計の時間」を短くすることまでにしておくと、期待とずれずに済みます。

重機の稼働管理と燃料・整備の費用

重機の稼働管理では、機械そのものの費用のほかに燃料と整備の費用がかかります。ここも工事別に配ろうとすると同じ問題が出ます。

燃料は、給油した時点では現場が分かります。給油の伝票に現場名を書く決まりにしておくと、後から配れます。書かないと、月末に一括で来る請求を按分することになります。

整備は、機械ごとに発生します。定期の点検、故障の修理、消耗品の交換。どの工事のものかは決めにくいため、社内の使用料に含めてしまう形が扱いやすくなります。

含めておけば、使った日数に応じて自然に配られます。工事ごとに直接ひも付けようとすると、たまたま故障した工事だけが重くなります。

そのうえで、特定自主検査の費用も同じ扱いになります。年に1回の検査なので、特定の工事に乗せると偏ります。

一方で、金額の大きい修理は別に扱うこともあります。判断の目安を決めておくと、毎回悩まずに済みます。

重機の稼働管理を小さく始める順序

重機の稼働管理は、日報の欄を使うところから始められます。新しい表は1枚で足ります。

続きやすいのは次の形です。

1. 自社と借りている機械に番号を振る
2. 日報の使用機械欄に、番号で書く決まりにする
3. 月末に、機械ごと・現場ごとの日数を集計する
4. 按分の決まりを決めて、請求書の金額を工事に配る
5. 自社の機械は、社内の使用料を年に1回決める

1つめと2つめだけでも、費用が工事に配れるようになります。3つめ以降は、回り始めてから足す形で構いません。

そのうえで、5つめを飛ばすと自社機の費用が原価に出てきません。自社機が多い会社では、ここが利益の見え方を大きく変えます。

一方で、機械が数台の会社では記憶で足りることもあります。同じ機械が複数の現場を行き来するようになったときが、番号で管理する合図になります。

最後に、この記録は出面と同じ構造です。人も機械も「どの現場に何日いたか」で原価に配ります。どちらも日報の1欄から始まります。

そのうえで、機械の手配そのものも計画の対象になります。工程表に主要な機械の投入時期を書いておくと、借りる期間が先に読めます。必要な日だけ借りる形にできれば、遊んでいる日が最初から減ります。

一方で、工程は動きます。予定より長く借りることになるのは普通のことなので、予備の日数を見込んでおくほうが現実に合います。見込みを持っておくと、延長のたびに慌てずに済みます。

最後に、集計した結果は次の見積にも返ります。似た工事でどの機械を何日使ったかが分かっていれば、機械経費の見込みが具体的になります。

見積の段階では、機械経費は経験で置かれることが多い項目です。実績が残っていれば、工種と規模から見当を付けられます。外した場合も、どれくらい外したかが次に返ります。

そのうえで、機械の単価は年々動きます。燃料の価格、リースの相場、自社機の償却の進み具合。実績の日数と現在の単価を掛ける形にしておくと、古い金額を引きずらずに済みます。

一方で、特殊な機械を使う工事では実績が使えません。その場合は見積の段階で相手に確かめるしかありませんが、そういう工事がどれかを先に分けておくと準備ができます。

よくある質問

自社の機械の費用は、工事にどう配るのが一般的ですか。

社内の使用料を決めて、使った日数を掛ける形が広く使われています。減価償却費や修繕費を年間で見積もり、稼働の見込み日数で割って日額を出します。**社内の単価を決めておかないと、自社機は原価に出てきません。**

リース料は月極なので日数で配れません。

月極の場合は、その月に使った工事で按分する形が扱いやすくなります。1つの工事にだけ入っていたなら全額、2つに分かれたなら日数で割ります。按分の決まりを先に置いておくと、毎月悩まずに済みます。

遊んでいる日があるかどうかは、どう見ますか。

機械ごとに、借りている日数と実際に動いた日数を並べると出ます。差が続いている機械は、返す時期を早められる可能性があります。**現場からは「まだ使うかもしれない」と見えるので、数字で見ないと判断が付きません。**