発注と請求の突合｜番号がそろえば終わる

工事の原価は、資材の発注と外注の依頼から発生します。一般には、発注してから納品や施工があり、その後に請求書が届く、という順番で進みます。

とはいえ実務では、発注と請求がうまく突き合わせられないことが多くあります。請求書は届いているのに、どの発注に対するものか分からない。金額が合っているのかも、すぐには判断できない。

ポイントはここです。発注と請求の突合が手作業になるのは、金額の問題ではなく両方をつなぐ番号が無いことです。

ここでは、発注と請求の突合について、つながらない理由、番号の持たせ方、出来高で分かれる請求、そして検収との関係を順に整理します。

発注と請求の突合がつながらない理由

発注と請求の突合がつながらないのは、両者を結ぶ共通の情報が無いためです。届いた請求書には、相手の側の都合で書かれた情報しか入っていません。

請求書に書かれているのは、取引先、日付、品名、金額です。そこに自社の発注番号が入っているとは限りません。相手が自社の番号を使っているためです。

そのため、突き合わせるときは品名と金額で探すことになります。同じ材料を複数の現場に入れている場合、どの現場の分かを判断するところから始まります。

工事が同時に何件も動いていると、この判断だけで時間がかかります。似た材料を似た時期に発注していれば、なおさらです。

もう1つの理由が、発注の記録そのものが無い場合です。電話で頼んだ、現場で直接頼んだ。急ぎの手配ではよくある形ですが、記録が無ければ突き合わせる相手がありません。

一方で、これらは仕組みを変えなくても改善できます。発注の側に番号を持たせて、請求書を受け取ったときに工事名と番号を書き込む。この2つだけで、探す作業がかなり減ります。

発注と請求の突合で番号を持たせる

発注と請求の突合を楽にするいちばんの方法は、発注の側に番号を付けることです。請求書に番号を書いてもらう必要はありません。

番号は、自社で分かる形で構いません。工事番号と連番の組み合わせにしておくと、番号を見ただけでどの工事の何番目の発注かが分かります。

付けるタイミングは、発注した時点です。後から付けると、発注した順番と番号がずれて意味を失います。

そのうえで、発注書を出す取引では、そこに番号を印字しておきます。相手が請求書に書いてくれることもあり、その場合は突合がさらに速くなります。

書いてもらえなくても、自社の側に記録があれば足ります。請求書が届いたときに、日付と品名から発注の行を探して番号を書き込む形です。

一方で、番号の付け方を途中で変えると混乱します。年度をまたぐときの扱いも含めて、最初に決めておくと後が楽になります。

発注と請求の突合で出来高が分かれる場合

発注と請求の突合では、1つの発注に対して請求が何回かに分かれることがあります。外注では特によくある形です。

月ごとの出来高で請求が来る場合、発注額に対して今回いくら、累計でいくら、残りがいくら、という管理になります。1回ごとに別の発注として扱うと、合計が発注額を超えても気づけません。

そのため、発注の行に累計の請求額を持たせておく形が扱いやすくなります。請求が来るたびに足していけば、残りが自動的に出ます。

残りがマイナスになったら、追加の指示があったか、査定が違っているかのどちらかです。ここで気づければ、支払う前に確認できます。

あわせて、出来高の査定は相手との合意が要ります。こちらが見ている進み具合と、相手が請求してくる出来高が違うことがあるためです。

一方で、毎回細かく確認すると時間がかかります。金額の大きい外注、進み具合が読みにくい工種に絞って確認する形にすると、手間と効果のつり合いが取れます。

あわせて、最後の請求だけは残額と照らしておきます。工事が終わる時点で発注額と累計請求が合っていないと、精算の場で気づくことになります。途中で気づけば直せるものが、最後だと交渉になります。

完了した発注は、行に印を付けて閉じておくと見やすくなります。残っている行だけが目に入る形にしておけば、月末の確認が数分で終わります。

発注と請求の突合と検収の関係

発注と請求の突合は、金額を合わせるだけでは終わりません。頼んだものが実際に納まっているかという確認が別に要ります。

これが検収です。数量と品質を確かめて、受け取ったことを記録する作業になります。金額が発注どおりでも、納品されていなければ払う理由がありません。

資材であれば、現場で受け取った時点です。納品書にサインをして、数量を確かめます。外注であれば、施工が終わった部分を見て出来高を確かめます。

検収の記録が無いまま支払いに進むと、後から「入っていなかった」と分かっても戻せません。特に、現場に直送される資材では確認が抜けやすくなります。

そのため、突合の手順には検収の確認を1つ入れておきます。発注の記録、検収の記録、請求書。この3つがそろって初めて支払いに進む形です。

一方で、3つがそろうのを待つと支払いが遅れることがあります。金額の小さいものは簡略にする、といった線引きを先に決めておくと運用が止まりません。

発注と請求の突合でAI-OCRが担える範囲

発注と請求の突合でAIが担うのは、請求書からの読み取りです。判断は人が行います。

読み取りの側では、日付・取引先・金額・品名を文字として取り出せます。入力の手間がなくなるので、一覧に載せるところまでが速くなります。

建設の請求書には、工事名や工期、出来高の割合といった固有の項目が入ることが多くあります。一般的な様式を前提にした読み取りでは拾えないことがあるため、自社に届く実物で試すのが確実です。

そのうえで、読み取った金額をそのまま支払いに流さない形にしておきます。桁を読み違えたまま進むと、気づくのが入金の照合のときになります。

もう1つ、読み取った内容から発注の行を探す処理も自動にできます。取引先と金額と日付で候補を出し、人が選ぶ形です。完全一致でなくても候補が絞れれば、探す時間は大きく減ります。

一方で、検収の判断は任せられません。頼んだものが納まっているか、施工が進んでいるか。いずれも現場を見ている人でないと分かりません。

発注と請求の突合を支払いと予実につなぐ

発注と請求の突合が終わると、そこから2つの方向に数字が流れます。支払いと、予算実績対比です。

支払いの側では、確定した請求額が支払予定として並びます。工事ごとではなく取引先ごとにまとまるため、資金繰りを見るときはこちらの形になります。

予実の側では、同じ金額が工事ごと・費目ごとに入ります。同じ請求書が、2つの見方で別の表に入るという形です。

そのため、突合の段階で工事番号と費目の両方を付けておくと、後の振り分けが要りません。受け取った時点で付けるのがいちばん安く済みます。

あわせて、検収は済んだが請求が来ていない分も把握しておくと、予実の精度が上がります。発生はしているのに請求だけが遅れている状態です。

一方で、細かく追うと手間が増えます。金額の大きいものだけを見込みとして入れておき、小さいものは請求が来てから入れる形にすると、実務として回ります。

発注と請求の突合と取引先ごとの違い

発注と請求の突合は、取引先によって手間が変わります。請求書の作り方が相手ごとに違うためです。

工事名が書かれている請求書は、突き合わせが速く終わります。逆に、品名と金額しか書かれていないものは、こちらで探すことになります。取引先ごとに、どちらなのかを把握しておくと、確認にかける時間を配分できます。

頼めば書いてもらえることもあります。継続して取引している相手なら、請求書に工事名か発注番号を入れてもらう依頼は通りやすい部分です。

1社に頼むだけでも、その社の分の突合は毎月速くなります。件数の多い取引先から順に頼んでいくと、効果が積み上がります。

あわせて、電子で請求書が届く取引先では、データとして扱える形で受け取れることがあります。その場合は読み取りそのものが不要になります。

一方で、すべての取引先をそろえるのは難しいものです。頼める相手と、こちらで処理する相手に分けて、後者だけ読み取りの仕組みを使う形が現実的になります。

発注と請求の突合を小さく始める順序

発注と請求の突合は、システムを入れ替えなくても改善できます。番号と記録の決めごとからです。

続きやすいのは次の形です。

1. 発注に番号を付ける（工事番号＋連番）
2. 口頭の手配も、その日のうちに1行だけ記録する
3. 請求書を受け取ったら、発注番号と工事番号を書き込む
4. 発注の行に累計の請求額を持たせて、残額を見る
5. 検収の記録がそろってから支払いに進む

1つめと2つめだけでも、探す時間はかなり減ります。3つめ以降は、回り始めてから足す形で構いません。

そのうえで、誰が番号を付けるのかを決めておくと止まりません。発注する人が付ける形にしておくと、発注したのに記録が無い状態が起きにくくなります。

一方で、取引の件数が少ない会社では、ここまでの仕組みは要らないこともあります。同時に動く工事が増えて、請求書を見ても現場が思い出せなくなったときが、始める合図になります。

最後に、読み取りのサービスを入れるかどうかは、この5つを回してから考えるほうが判断がつきます。何に時間がかかっているかが分かってから選べば、必要な機能が見えてきます。

そのうえで、突合の作業は担当を1人に寄せておくと速くなります。取引先ごとの請求書の癖や、よく出る差額の理由が頭に入るためです。毎月同じ人が見ていると、見るだけで異常に気づけるようになります。

一方で、1人に寄せると不在の月に止まります。手順を1枚にまとめておいて、誰でも代われる状態にしておくと、繁忙期でも回ります。

よくある質問

発注書を出していない取引はどう扱いますか。

電話や口頭で頼んだ分も、社内では1行だけ記録を作っておく形が扱いやすくなります。書式は要らず、日付・相手・内容・見込みの金額があれば足ります。**記録が無い発注は、請求が来たときに突き合わせる相手がありません。**

出来高で何回かに分けて請求が来る場合はどうしますか。

1つの発注に複数の請求がぶら下がる形で管理します。発注の行に累計の請求額を持たせておくと、残りがいくらか分かります。回ごとに別の発注として扱うと、合計が発注額を超えていても気づけません。

AI-OCRを入れれば突合は自動になりますか。

請求書から日付・取引先・金額を読み取るところまでは自動にできます。ただし、その金額が発注どおりか、頼んだものが実際に納まっているかという判断は人が行います。**読み取りは入力の代わりで、検収の代わりにはなりません。**