工事の入金管理｜遅れに気づく時点を早める

工事の代金は、請求してからしばらく経って入ってきます。一般には、月末締めの翌月末払い、あるいは翌々月払いといった形が広く使われており、工事が終わってもすぐに現金にはなりません。

そのあいだにも、材料費や外注費の支払いは出ていきます。入ってくるより出ていくほうが先という状態が、工事業では常に発生します。

ポイントはここです。工事の入金管理で効くのは回収の強さより、遅れに気づく時点を前に倒すことです。

ここでは、工事の入金管理について、気づくのが遅れる理由、予定日の持ち方、金額が合わない場合、そして資金繰りとのつなぎ方を順に整理します。

工事の入金管理で遅れに気づくのが遅れる理由

工事の入金管理で遅れに気づくのが遅くなるのは、照合のタイミングが月に1回しかないためです。

多くの会社では、月末に通帳を見て入金を消し込みます。その時点で初めて、入っていないものが分かります。予定日が月の初めだった場合、3週間以上気づかないことになります。

もう1つの理由が、予定日そのものを持っていない場合です。請求書を出した記録はあっても、いつ入るはずだったかが書かれていない。この状態では、遅れているかどうかの判断ができません。

支払サイトが取引先ごとに違うことも、把握を難しくします。同じ日に請求しても、入る日はばらばらになります。

そのため、請求の段階で入金の予定日を決めておく形が要ります。締め日と支払日が分かっていれば、請求書を出した時点で予定日は自動的に決まります。

一方で、予定日を持つだけでは足りません。過ぎたときに気づく仕組みが要ります。週に1回、予定日を過ぎている行を見るだけでも、気づく時点は大きく前に倒せます。

工事の入金管理で予定日を持つ

工事の入金管理を組み直すには、入金の予定日を持つところから始まります。表に1列足すだけで始められます。

予定日を決めるには、取引先ごとの締め日と支払日が要ります。月末締めの翌月末払い、20日締めの翌月10日払い。この組み合わせを取引先ごとに1枚の表にまとめておきます。

この表があると、請求書を出した時点で予定日が決まります。覚えておく必要がなくなり、担当が変わっても同じ運用が続きます。

支払サイトは契約で決まっているので、調べれば必ず分かります。分からない場合は、過去の入金の実績から推定しても当面は足ります。

そのうえで、予定日が休日に当たる場合の扱いも決めておきます。前倒しか後ろ倒しかで、数日ずれます。細かいようですが、週次で見るときには効いてきます。

一方で、取引先が少ない会社では表を作るほどではないこともあります。その場合でも、請求書の控えに予定日を書いておくだけで、確認するときの材料になります。

工事の入金管理で金額が合わない場合

工事の入金管理では、請求した金額と入った金額が違うことがあります。慌てて連絡する前に、理由の型を知っておくと早く片付きます。

よくあるのは4つです。査定での減額、相殺、振込手数料の差し引き、そして複数の請求がまとめて入ってきた場合。

査定での減額は、出来高の確認で金額が変わった場合です。事前に連絡があることが多いものの、行き違いで気づいていないこともあります。

相殺は、こちらが支払う分と差し引かれている場合です。元請との取引で、資材の支給や立替があるときに起きます。相殺の明細が別に届いていることが多いので、そちらと突き合わせます。

振込手数料は金額が小さいものの、毎回発生します。どちらが負担するかは契約で決まっているため、最初に確認しておくと毎回悩まずに済みます。

複数の請求がまとめて入る場合は、合計で一致するかを見ます。1件ずつでは合わなくても、合計で合えば消し込みは進みます。

そのうえで、差額が出たら理由を1行書いておきます。書いておかないと、期末にまとめて調べ直すことになります。

工事の入金管理と出来高のずれ

工事の入金管理は、出来高の進み方とずれます。工事が進んでいることと、現金が入ってくることは別だからです。

出来高で請求できるのは、査定が終わった分だけです。進んでいても、査定が翌月になれば請求も翌月になります。そこから支払サイトの分だけさらに後ろへずれます。

一方で、原価は施工した時点で発生します。材料は納品時、労務は作業した日、外注は出来高の確認時。入金より先に出ていくのが普通の形です。

そのため、工事の途中では立て替えている状態が続きます。工期が長い工事ほど、立て替える金額も大きくなります。

この構造を把握するには、工事ごとに「入った金額」と「出た金額」を並べて見る形が役に立ちます。累計で見ると、いくら立て替えているかが分かります。

一方で、前受金や中間金がある工事では、この関係が変わります。契約の条件によって立て替えの大きさが違うため、受注の段階で見ておくと資金の計画が立てやすくなります。

工事の入金管理を資金繰りにつなぐ

工事の入金管理の情報は、そのまま資金繰りの材料になります。入金の予定日と金額がそろっていれば、先の見通しが立ちます。

必要なのは、入る予定と出る予定を同じ表に並べることです。入金の予定は売掛の表から、支払の予定は買掛の表から出せます。どちらも突合が済んでいれば、確定した数字になります。

この2つを日付順に並べると、月のどのあたりで現金が薄くなるかが見えます。薄くなる時期が分かれば、支払の相談や請求の前倒しといった手が打てます。

予定が分かっている状態と、月末になって分かる状態では、打てる手がまったく違います。前者なら選択肢がありますが、後者では待つしかありません。

そのうえで、見通しを立てる範囲は3か月ほどで足ります。それより先は工事の受注そのものが変わるため、精度が落ちます。

一方で、精度を上げようとして細かくすると続きません。金額の大きい取引だけを並べておけば、方向は分かります。

見通しを作るときに落としやすいのが、毎月決まって出ていくものです。給与、社会保険、リース料、事務所の家賃。金額が決まっているぶん意識から外れますが、合計すると大きな塊になります。

そのため、決まって出ていくものは1行にまとめて、毎月の固定として置いておく形が扱いやすくなります。変動するのは工事に紐づく支払だけになり、見通しが組みやすくなります。

工事の入金管理でAIが担える範囲

工事の入金管理でAIが担えるのは、照合と整理です。相手との交渉は人が行います。

照合の側では、入金の明細と売掛の一覧を突き合わせる処理があります。金額が一致するものを自動で結び付け、一致しないものだけを人が見る形にできます。

まとめて入ってきた入金を分解する処理も、候補を出すところまでは自動でできます。合計が一致する組み合わせを探す作業は、人がやると時間がかかります。

整理の側では、差額の理由を分類する使い方があります。過去の差額とその理由を渡しておけば、似た形のものを分類できます。理由の型が決まっているので、当たりを付けるには向きます。

一方で、遅れている入金への連絡は人が判断します。相手との関係、遅れの経緯、次の受注への影響。いずれも数字だけでは決められません。

そのため、道具に期待するのは「照合の時間」と「探す時間」を短くすることまでにしておくと、期待とずれずに済みます。

工事の入金管理と与信の見方

工事の入金管理を続けていると、遅れやすい取引先とそうでない取引先が見えてきます。この情報は、次の受注を決めるときにも使えます。

見えるのは3つです。予定日どおりに入るか、差額が出る頻度、そして連絡なく遅れることがあるか。いずれも売掛の表に記録が残っていれば、後から数えられます。

遅れが続く取引先については、契約の条件を見直す話になります。支払サイトの短縮、前受金の設定、出来高の請求回数を増やす。いずれも受注の前でないと決められません。

入金の記録は、受注の判断材料としてはいちばん確かなものです。評判や印象ではなく、実際に入った日付が残っているためです。

そのうえで、遅れの理由も見ておきます。相手の資金の問題なのか、社内の事務の遅れなのか。後者であれば、請求書の出し方を変えるだけで解決することもあります。

一方で、取引を断る判断まで進むかどうかは別の話です。工事の量が要る時期には、条件が悪くても受ける選択があります。判断の材料を持っているかどうかで、選べる幅が変わります。

工事の入金管理を小さく始める順序

工事の入金管理は、表に列を足すところから始められます。新しいシステムは要りません。

続きやすいのは次の形です。

1. 取引先ごとの締め日と支払日を1枚の表にまとめる
2. 請求書を出したら、入金予定日を売掛の表に書く
3. 週に1回、予定日を過ぎている行だけを見る
4. 差額が出たら、理由を1行書く
5. 入金と支払の予定を日付順に並べて、3か月先まで見る

3つめで差が出ます。週に1回、数分見るだけで、気づく時点が3週間前に倒れます。

そのうえで、1つめは一度作れば長く使えます。取引先が増えたときだけ足す形なので、維持の手間はほとんどかかりません。

一方で、取引先が数社の会社では、ここまでの仕組みは要らないこともあります。請求書の控えに予定日を書いておくだけでも、確認の材料としては足ります。

最後に、この仕組みは発注と請求の突合と対になります。入る側と出る側の両方がそろって、資金繰りの見通しになります。片方だけでは、片側しか見えません。

そのうえで、どちらから始めるかは会社の状況で決まります。支払いが先に苦しくなっているなら入金の側から、請求書の処理に時間を取られているなら発注の側から。両方を同時に始めると、どちらも中途半端になります。

一方で、表の形は最初からそろえておくと後で合流させやすくなります。工事番号と日付を両方の表に入れておけば、後から並べるだけで見通しになります。

よくある質問

入金の遅れに気づくのは、いつが目安ですか。

入金の予定日を過ぎた時点で分かる形にしておくのが基本です。月末にまとめて照合していると、最大で1か月近く気づくのが遅れます。**予定日の一覧を1枚持っておく**だけでも、気づく時点はかなり前に倒せます。

出来高の請求と入金の金額が合わないことがあります。

査定で減額された、相殺があった、振込手数料が引かれている、といった理由が多くあります。差額が出たら理由を1行書いておくと、次に同じことが起きたときに調べ直さずに済みます。理由が分からないまま放置すると、期末にまとめて調べることになります。

支払サイトが元請ごとに違って管理しきれません。

取引先ごとに締め日と支払日を1枚の表にまとめておく形が扱いやすくなります。請求書を出す段階で入金の予定日が決まるため、表を見れば予定が自動的に埋まります。**覚えておく対象を、頭から表に移す**形になります。