建設業向け 引渡し書類チェックリスト

揃える書類の種類

工事の内容によって変わりますが、多くの工事で共通するのは次のものです。

保証書とミルシートが遅れやすい書類です。メーカーや商社から取り寄せる時間がかかるためです。

工事の途中で集める

引渡しの直前にまとめて集めようとすると、間に合いません。

材料の納品時に書類も一緒に受け取る、工種が終わるたびに保証書を請求する。発生した時点で集める運用にしておくと、最後に慌てずに済みます。

このチェックリストに「入手予定日」の列があるのは、逆算して動くためです。

誰に渡すかを分ける

同じ書類でも、渡す相手が複数になることがあります。

発注者に渡すもの、元請に渡すもの、自社で保管するもの。提出先の列を持たせておくと、部数の準備が正確になります。

自社控えを取り忘れるという失敗が起きやすいため、控えの有無も列に入れています。

電子と紙

近年は、電子データで引き渡す工事が増えています。

ファイル形式、フォルダの構成、命名の規則。これらが指定されている場合は、着工の段階で確認しておくと、最後に作り直す事態を避けられます。

引渡し後の保存

引渡しが済んだ後も、書類の保存は続きます。

完成図と発注者との打合せ記録は、営業に関する図書として引渡しから10年間の保存が求められています。施工体系図も同じ扱いです。

引渡しの時点で、渡した書類と自社に残す書類を分けてフォルダにまとめておくと、10年後に探せる形になります。

手直しの管理とあわせる

引渡しの前後は、手直しの依頼が集中する時期でもあります。

書類のチェックリストと同じファイルに、手直しの一覧を持たせている会社もあります。どちらも「引渡しまでに終わらせること」という点で共通しているためです。

分けて管理する場合も、両方が終わって初めて引渡しが完了するという認識で進めると、片方だけ終わって止まる事態を避けられます。

次の工事に引き継ぐ

作ったチェックリストは、次の工事でそのまま使えます。

工事の種類ごとに雛形を用意しておくと、初めの一覧づくりが数分で済みます。前回足りなかった書類を1行追加していけば、リストは使うほど精度が上がります。

下請の立場でも必要ですか。

元請へ提出する書類として、施工範囲の写真や品質記録、保証書を求められることが一般的です。範囲は元請の指示によりますが、リストを作っておくと確認が早く済みます。

保証書はいつ請求しますか。

材料や設備の納品時、または工種の完了時に請求しておく形が確実です。引渡し直前に請求すると、発行まで数週間かかることがあります。