工事完了報告書の書き方と引渡し書類の整え方

竣工の直前になって、埋め戻した部分の写真がないことに気づく。完了報告に添える資料の多くは、施工中にしか取れないものです。

一般には、施工が終わったあとに自主検査を行い、資料を添えて工事完了報告書を出し、相手の検査を受けてから引渡しになります。必要な資料は相手によって違うため、着工の段階で一覧をもらっておく形になります。

ポイントはここです。工事完了報告書に添える資料は、着工時に一覧をもらっておくと、集める順序が決められます。

ここでは、書く項目、出す時期、添える資料、そして引渡し書類との違いを順に整理します。

工事完了報告書とは何を伝える書類か

工事完了報告書は、自主検査と相手の検査の間に立つ書類です。施工が終わったことを伝え、検査の日程を決めるきっかけになります。

自主検査を飛ばして報告すると、相手の検査で指摘が並びます。先に自社で確かめておくほうが、結果として早く終わります。

検査の日程を決めるきっかけになる

報告書を出さないと、相手も検査の日程を組めません。完了の見込みが立った段階で予告を入れておくと、日程が押さえられます。

検査の担当が複数の現場を見ている場合、日程が先まで埋まっていることがあります。

請求の前提になる

多くの契約で、検査に合格してから請求という順序になります。提出が遅れると、入金の時期もそのぶん後ろにずれます。

検査に合格した日を入金・売掛管理表に写しておくと、予定が立ちます。

下請から元請への報告にも使う

元請から発注者への報告だけでなく、下請から元請への報告にも使います。自社が下請の場合、元請の様式に合わせる場面があります。

どちらの立場でも、添える資料をそろえる手順は変わりません。

工事完了報告書に書く項目

工事完了報告書は、工事の特定・完了日・添付の3つが柱になります。

このうち添付資料の一覧は、書き忘れても報告書として成立します。そのぶん抜けやすく、後から不足を指摘される原因になります。

契約書の表記に合わせる

工事名を略して書くと、相手の側で契約と結びつきません。契約書や注文書の表記をそのまま使います。

相手の管理番号があれば、それも添えます。

変更後の工期で書く

工期が延びた場合は、変更後の日付で書きます。当初の工期のまま書くと、遅れているように見えます。

工期の変更を書面で交わしていれば、その日付を使います。

添付資料の一覧を作る

何を何部添えたかを一覧にします。一覧があると、後から不足を指摘されることが減ります。

受け取った側でも、確認の作業が短時間で済みます。

自主検査の項目を先に決める

何を確かめるかを、着工の段階で決めておきます。図面との照合、仕上がりの状態、設備の動作が対象になります。

項目を決めていないと、その場で気づいたところだけを見ることになります。チェックリストにしておくと、担当が代わっても同じ水準で見られます。

工事完了報告書を出す時期

工事完了報告書は、出す時期によってその後の日程の余裕が変わります。

早く出すほど、手直しが出ても対応する時間が残ります。

完了の見込みで予告を入れる

正式な報告の前に、いつごろ完了するかを伝えておきます。相手も検査の日程を仮に押さえられます。

見込みが動いたら、その時点で知らせ直します。

自主検査を先に済ませる

自社で図面と現物を照らし、仕上がりを確かめます。そこで見つかった手直しは、報告の前に済ませます。

相手の検査で指摘されると、再検査の日程を取り直すことになります。

契約の期限を確認する

完了報告をいつまでに出すかが、契約で決まっている場合があります。着工の段階で確かめておきます。

期限を過ぎると、契約上の問題として扱われることがあります。

部分的な引渡しがある場合の扱い

工期の長い工事では、完成した部分から先に引き渡す場面があります。その部分の完了報告と資料を、そのつど出す形になります。

どこまでを引き渡したかを図面で示しておくと、後の範囲が明確になります。瑕疵の期間もその時点から始まるため、日付を記録に残します。

工事完了報告書に添える資料

添える資料には、あとから取り直せるものと取り直せないものがあります。

このうち上に行くほど、竣工前に気づいても取り返せません。そのため施工中に集める仕組みが要ります。

工事写真は施工中に撮る

埋め戻す部分や、仕上げで隠れる部分は後から撮れません。撮影の計画を施工計画書に入れておきます。

そのうえ黒板に工種と場所を書いて、位置が分かる形で撮ります。

材料の証明書は納品時に受け取る

ミルシートや品質の証明書は、納品のときに受け取ります。竣工前に仕入先へ頼むと、探してもらう時間がかかります。

そのため受け取った時点で、工事ごとのファイルに入れます。

試験の記録は実施の時期が決まる

コンクリートの圧縮強度試験や、配管の水圧試験は、施工の特定の段階でしか行えません。

工程表に試験の日を入れておきます。立会いの担当を決めておくと、記録の様式もそろいます。

完了報告の控えを工事の書類に綴じる

出した報告書の控えを、その工事の書類と一緒に綴じます。添付資料の一覧も残しておくと、何を渡したかが後から分かります。

数年後に問い合わせがあったときも、そこから確かめられます。

控えは電子で持つ場合も、工事のフォルダにまとめておきます。

紙と電子が分かれていると、探すときに両方を見ることになります。

工事完了報告書と引渡し書類の関係

報告のための書類と、渡したあとに使われる書類は別のものです。

引渡し書類は、建物が使われている間ずっと参照されます。そのため作る目線も変わります。

引渡し書類は使う人を想定して作る

受け取るのは、建物を管理する人です。専門の知識がない人が読む場面もあります。

そのため目次を付けて、探しているものにたどり着ける形にします。

竣工図は変更を反映する

施工中に変更した内容を、竣工図に反映します。設計の図面のまま渡すと、実際と違う図面が残ります。

一方で将来の改修工事では、この図面が使われます。

保証書と連絡先を入れる

機器の保証書と、不具合が出たときの連絡先を入れます。連絡先が書類の中にあると、引渡し後の問い合わせが早く届きます。

電子で渡す場合の形式を決める

図面や写真を電子で渡す場面が増えています。どの形式で渡すかを、着工の段階で相手と決めておきます。

編集できる形式を求められる場合もあります。渡した内容の控えは、自社でも保管しておきます。

引渡し書類チェックリストの作り方

チェックリストは、着工時に作って施工中に埋めていきます。

竣工前に作り始めると、そこで不足が見つかっても取り返せません。

着工時に一覧をもらう

相手が求める書類の一覧を、着工の段階でもらいます。発注者や元請によって、求められる内容が違います。

もらった一覧をそのままチェックリストにします。

取れた時点でチェックする

試験の記録や証明書は、取れた時点で印を付けます。月に1回、残りを確かめる形にしておきます。

月ごとに確かめると、竣工前に慌てません。

受領の記録を残す

引渡しの際に、何をどれだけ渡したかを記録します。受領の署名をもらう形にしておきます。

後から不足を言われたときに、渡した内容を示せます。

工事完了報告書でつまずきやすいところ

工事完了報告書で竣工前に慌てる原因は、着工時の確認にあります。

どれも着工の段階で数十分あれば済む確認です。

隠れる部分の写真を計画に入れる

配筋、埋設の配管、防水の下地は、次の工程で隠れます。その工程の前に撮る計画を立てます。

工程表に撮影の日を書き込んでおくと、忘れません。

手直しの記録を残す

検査で指摘された内容と、対応した日を記録します。再検査のときに、何を直したかを示せます。

同じ指摘が続く場合は、施工の方法を見直す材料になります。

下請からの完了報告を集める

自社が元請の場合、下請からの完了報告も集めます。下請の分の資料が揃わないと、全体の報告が出せません。

各社への提出の期限を、工程の終盤に設定しておきます。

鍵と備品の受け渡しを記録する

書類だけでなく、鍵や取扱いの備品も引き渡します。何本の鍵を誰に渡したかを記録に残します。

後から本数が合わないという話になったときに、渡した記録が根拠になります。受領の署名と一緒にまとめておきます。

製本した書類は、渡す前に目次と中身が合っているかを確かめます。

差し替えた図面が反映されていないことがあります。

工事完了報告書を出したあとの流れ

完了報告のあとは、検査・引渡し・締めの3つが続きます。

ただし引渡しが終わっても、原価の締めが残ります。ここを忘れると、その工事の利益が分からないままになります。

原価を締めて振り返る

引渡しの後に届く請求書もあります。それを含めて原価を締め、実行予算と比べます。

差の理由を1行残しておくと、次の見積りに使えます。

保存する書類を仕分ける

工事の書類は、種類によって保存の年数が違います。帳簿は5年、住宅の新築工事の図書は10年といった違いがあります。

年数の違うものを同じ箱に入れないと、処分の判断がその場で付きます。

歩掛と単価の実績を残す

出面表の人工を数量で割ると、その工事の歩掛が出ます。竣工の手続きの中で算出して、歩掛表に足します。

材料の単価も、実際の仕入れの額で更新します。

様式は工事完了報告書テンプレート、書類の管理は引渡し書類チェックリストからダウンロードできます。

よくある質問

工事完了報告書はいつ出しますか。

工事が完了し、自主検査が終わった時点で出す形が一般的です。相手の検査を受ける前に出しておくと、検査の日程が組まれます。契約で提出の期限が決まっている場合は、それに従います。

添える資料はどこまで必要ですか。

契約や元請の指定によって変わります。工事写真、使用材料の資料、試験の結果、産業廃棄物の管理票の写しが求められる場面が多くあります。着工時に一覧をもらっておくと、集める順序が決められます。

完了報告のあとに手直しが出たらどうしますか。

手直しの内容と完了した日を記録に残す形が扱いやすくなります。報告書を出し直すかどうかは相手の運用によって変わるため、確認したうえで進めます。記録が残っていると、後から経緯を説明できます。