建設業向け 工事打合せ簿テンプレート

区分を分けて書く

打合せの内容は、性格によって扱いが変わります。

指示と協議を分けるのが要点です。指示であれば費用の負担は原則として指示した側、協議であれば決めた内容によります。この区別が曖昧だと、後から負担の話がまとまりません。

金額と工期への影響を書く

打合せの内容が、契約に影響するかどうかをその場で書いておきます。

「影響なし」と書いておけば、後から蒸し返されません。「影響あり」であれば、変更契約や変更注文書に進む必要があります。影響の有無を空欄にしたまま進めると、精算の段階で初めて議論が始まります。

その場で書いて、その場で確認する

打合せ簿は、後からまとめて書くと精度が落ちます。

打合せの場で書き、内容を読み上げて相手に確認してもらう形にすると、認識のずれがその場で見つかります。署名や押印を求めるかは相手との関係によりますが、少なくとも「確認者」の欄に相手の氏名を書いておくと記録として機能します。

番号を通しで振る

打合せ簿は、件数が多くなります。

通し番号を振っておくと、後から参照できます。「打合せ簿No.12のとおり」と書けば、変更注文書や完了報告書からその内容を辿れます。

保存

発注者から直接請け負った工事の打合せ記録は、営業に関する図書として引渡しから10年間の保存が求められています。

下請として元請と交わした記録は、この規定の対象ではありません。それでも、契約変更の経緯を示す資料として、工事のフォルダにまとめて残しておく形が安全です。

日報との使い分け

工事日報にも「指示・打合せ」の欄があります。

日々の細かいやり取りは日報に書き、契約や金額に関わる決定は打合せ簿に起こすという使い分けにすると、両方が機能します。すべてを打合せ簿にすると件数が増えすぎ、すべてを日報に書くと重要な決定が埋もれます。

判断の目安は、「後から精算や工期の話になる可能性があるか」です。可能性があるものは、番号を振って打合せ簿に残します。

相手の言葉で書かない

打合せの内容は、聞いた言葉をそのまま書くと曖昧になります。

「なるべく早く」「適当な位置に」といった表現は、後から解釈が分かれます。日付と数量に置き換えて書き、その場で確認を取ると、記録として使える形になります。

メールのやり取りでも記録になりますか。

内容が残るという意味では機能します。件数が増えると探しにくくなるため、重要な決定は打合せ簿に転記して番号で管理する形にすると、後から辿りやすくなります。

相手が署名してくれない場合はどうしますか。

打合せ簿を作成して相手に送り、内容に相違があれば連絡をもらう形にする方法があります。送った日と送付先を記録に残しておくと、確認の機会を設けたことが示せます。