建設現場の入退場記録とは？CCUSとのつなぎ方

災害が起きたとき、現場に何人いて誰が残っているのかを即答できるかどうかが問われます。その答えを持っているのが入退場の記録です。

一般には、元請が現場ごとに入退場記録簿を備え、下請の作業員を含めて誰がいつ入って出たかを残す形になっています。ただしこの記録は安全のためだけのものではありません。労働時間の把握や人工の裏づけにも使われるため、時刻まで残しておくかどうかで後の使い道が変わります。

ポイントはここです。建設現場の入退場記録は、安全のための把握と労務の記録という2つの役割を兼ねています。

ここでは、記録に書く項目、取り方の選び方、CCUSの就業履歴とのつながり、そして労務の記録への流し方を順に整理します。

建設現場の入退場記録とは何を残すものか

建設現場の入退場記録は、その日に現場へ入った人と時刻を残す帳簿です。所属会社をまたいで、現場にいる全員が対象になります。

この3つがそろうと、現場にいる人数だけでなく、どのエリアに誰がいるかまで分かります。高所や地下で作業する人がいる現場では、場所まで残す意味が大きくなります。

現場にいる人数を把握する記録

入場した人の数から退場した人の数を引けば、いま現場にいる人数が出ます。避難や点呼のときに、この数が基準になります。

そのため退場の記入が抜けると、実際にはいない人が残っているように見えます。入場だけを記録して退場を取っていない現場では、この数が使えません。

元請が統括して把握する

現場の入退場記録は、元請が統括して備えます。下請の作業員も含めて1つの帳簿に集める形です。

下請の会社がそれぞれ自社の分だけを持っていると、現場全体で何人いるのかが誰にも分かりません。

会社ごとの記録と現場の記録は別になる

会社が備える出勤簿と、現場の入退場記録は別の帳簿です。出勤簿は自社の労働者だけを対象にし、入退場記録は現場にいる全員を対象にします。

現場の記録と会社の帳簿は目的が違うため、片方だけで足りると考えると抜けが出ます。

建設現場の入退場記録が求められる理由

建設現場の入退場記録は、複数の目的が重なっている書類です。どの目的を重く見るかで、様式に足す欄が変わります。

安全管理と労務管理の2つが、日常的に使われる場面です。ただし取引の証跡として求められる場面もあり、人工の数が争いになったときに元の記録として持ち出されます。

そのため元請が示す様式をそのまま使うのではなく、自社で必要な欄を足しておくほうが後で困りません。

示された様式に自社で使いたい欄を足しておくと、二重に記録を取る手間がなくなります。

労働時間の把握が求められている

労働時間の状況を客観的な方法で把握することが、事業者に求められています。現場に出ている職人については、入退場の記録がその材料になります。

時刻を残していない記録では、労働時間の把握には使えません。丸を付けるだけの出面表と同じで、何時間働いたかが読み取れないためです。

災害が起きたときの確認に使う

火災や地震のときに、現場から避難できていない人がいないかを確かめます。入退場の記録がそのまま点呼の名簿になります。

そのため記録は事務所の奥ではなく、持ち出せる場所に置きます。電子で取っている場合は、通信が止まったときにどう確認するかも決めておきます。

人工の数の裏づけになる

常用で入ってもらっている場合、月末の請求は人工の数で決まります。そこに食い違いが出たとき、入退場の記録が元の数字になります。

日付と人数と作業の内容が残っていれば、どの日の何人分かを突き合わせられます。

建設現場の入退場記録に書く項目

建設現場の入退場記録に書く項目は、目的が複数あるぶん多くなりがちです。入口で書いてもらう以上、その場で数十秒に収まる形にする必要があります。

この6つが1行に収まっていれば、安全と労務の両方に使えます。所属会社の欄は、社名だけでなく何次下請かまで書けるようにしておきます。

何次下請かを書いておく

同じ現場に一次から三次まで入ることがあります。社名だけでは、どの系統の会社なのかが分かりません。

何次下請かが分かると、施工体制台帳との突き合わせがその場でできます。新しく入った会社が体制に載っていないことも、そこで見つかります。

作業の場所まで書けるようにする

大きな現場では、同じ日でも作業する階やエリアが分かれます。場所まで残しておくと、災害が起きたときに探す範囲を絞れます。

職種だけの記入にしていると、どのエリアにいたのかが分からず、現場全体を探すことになります。

退場の欄を空欄にしない

入場は入口で書いてもらえますが、退場は帰るときに書き忘れがちです。そのため退場の欄が空欄のまま残る現場が多くあります。

退場の記入がないと、現場に残っている人がいるように見えます。

建設現場の入退場記録の取り方は3通り

紙で取るか機器で読み取るかは、現場の規模と工期で決まります。どちらが優れているという話ではありません。

工期が長く、毎日100人が入る現場では、読み取りの仕組みがないと入口で列ができます。

紙の名簿は入口に固定して置く

紙で取る場合、名簿を入口に固定して置きます。持ち運べる状態にすると、事務所に持ち込まれたまま戻らないことがあります。

雨に濡れない場所に置き、書く道具も一緒に固定しておきます。入口が複数ある現場では、すべての入口に置く必要があります。

カードで取るときは予備の運用を決める

カードを忘れた人や、カードを持っていない人がどうしても出ます。そのときに紙で受け付ける運用を決めておかないと、その人の記録が残りません。

予備の用紙を機器の横に置き、後からシステムに入れるのか紙のまま残すのかも決めておきます。

顔認証は入場の待ち時間を短くする

顔認証を使うと、カードを出す動作がなくなります。人数の多い現場では、朝の入場にかかる時間が変わります。

一方で個人情報の扱いを決めておく必要があります。取得した情報をどこまで保存するかを、あらかじめ決めておきます。

建設現場の入退場記録とCCUSの就業履歴

建設キャリアアップシステムの就業履歴は、現場の入退場記録とは別の仕組みです。カードを読み取れば自動で残るように見えますが、その前に4つの登録が必要です。

どれか1つが抜けていると、カードを読み取っても履歴が残りません。とくに施工体制の登録は、下請の会社が増えたときに更新が必要になります。

そのため新しい会社が現場に入る日は、事前に体制の登録を済ませておく流れにします。

就業履歴は本人の経験を証明するもので、現場の帳簿とは残る場所が違います。そのため片方だけでは、もう片方の役割を果たせません。

現場の登録と技能者の登録は別になる

元請が現場を登録していても、本人がカードを持っていなければ履歴は残りません。逆に本人がカードを持っていても、現場が登録されていなければ同じです。

入場の初日に確かめておくと、後から遡って入れる手間が省けます。

就業履歴が残らない日を把握する

機器の不具合や通信の障害で、履歴が残らない日が出ます。現場の入退場記録を並行して残しておくと、空白になった日の裏づけとして使えます。

蓄積した履歴を評価につなげる

就業履歴が溜まると、技能者の経験を数字で示せます。能力評価の申請でも使う材料になります。

会社としては、どの職人がどれだけ経験を積んだかを把握できます。配置を決めるときの材料にもなります。

建設現場の入退場記録を労務の記録につなげる

現場で取った記録は、自社の労務の記録へ流れていきます。途中で止まると、月末にまとめて突き合わせる作業が生まれます。

途中で転記が止まると、月末にまとめて突き合わせる作業が発生します。

直行直帰の日の扱いを決めておく

現場へ直接向かい、そのまま帰る日をどう扱うかを決めます。入場時刻を始業とするのか、集合場所を出た時刻とするのかで労働時間が変わります。

決めた扱いを様式の欄外に書いておけば、人によって書き方が変わりません。

現場をまたぐ日の書き方を決める

1日に複数の現場へ行く日があります。それぞれの現場で入退場を記録することになりますが、出面表では時間で割って書く形になります。

現場ごとに時間を割っておくと、工事ごとの労務費が正しく出ます。

集計の担当と期限を決める

現場の記録を本社へ上げる期限を決めておかないと、締めのあとに届きます。月末の何日までに上げるかを決めて、職長に伝えておきます。

遅れた分をその月に含めるのか翌月にずらすのかも、あわせて決めておきます。

建設現場の入退場記録の保存期間

建設現場の入退場記録そのものに、固有の保存年数は定められていません。どの帳簿の一部として扱うかで、残す年数が変わります。

工事ごとにまとめて保管する形にすると、処分の判断も工事単位で付きます。

工事ごとにまとめて保管する

工事ごとに1つのファイルにまとめ、表紙に保存の期限を書いておきます。そうしておけば、どの年数を適用するかを工事単位で決められます。

年度で分けてしまうと、工期が年度をまたぐ現場で分断されます。

電子で取った記録の出し方を決める

機器で取った記録は、システムの中に残ります。求められたときに紙で出せるのか、画面で見せるのかを決めておきます。

システムの契約が切れると見られなくなる場合もあるため、工事の終わりに書き出しておく形にします。

個人情報として扱いを決める

入退場の記録には、他社の従業員の氏名が含まれます。見られる人を必要な範囲に限り、保管の場所も決めておきます。

顔認証を使っている場合は、取得した情報の保存期間も決めます。

建設現場の入退場記録を続く形にする

記録が続くかどうかは、入口・担当・確認の3つで決まります。

とくに最後の突き合わせを飛ばすと、抜けたまま何日も進みます。朝礼の人数と記録の数が合っているかを、その場で確かめる形にします。

朝礼の人数と突き合わせる

朝礼に出た人数と、入場の記録の数を突き合わせます。差があれば、その日のうちに誰が抜けているかを確かめられます。

その日のうちに確かめると、記憶が残っているうちに直せます。

新規入場者の登録を先に済ませる

新しく入る人は、入場の前に新規入場者調査票を出します。その手続きと入退場の登録を同じ場面で済ませると、初日から記録が残ります。

別々に行うと、初日だけ記録が抜けることがあります。

元請と下請で様式を1つにする

元請が示す様式と、下請が自社で使う様式が違うと、二重に書くことになります。同じ様式を使う形にして、下請はその写しを自社の記録として持ちます。

様式を1つにすると、現場での記入が1回で済みます。

様式は入退場記録簿テンプレート、就業履歴の管理はCCUS就業履歴の記録からダウンロードできます。

よくある質問

建設現場の入退場記録は、法令で作成が決まっているのですか。

入退場記録という名前の帳簿を直接定めた規定はありません。労働時間の適正な把握や、統括安全衛生管理のために現場で誰が作業しているかを把握する必要から、多くの現場で作られています。元請から様式を示される場合もあります。

入退場記録は出勤簿の代わりになりますか。

始業と終業の時刻が入っていれば、出勤簿として使える形になります。ただし入退場記録は現場に入った時刻を書くもので、直行直帰の日や移動時間の扱いが会社の定めと食い違う場合があります。社内で扱いを決めてから兼用すると、あとで数字が合わなくなりません。

CCUSのカードリーダーがあれば、紙の入退場記録は不要ですか。

就業履歴が電子で残るため、記録としては足ります。カードを持っていない人や、読み取りに失敗した人が出るため、紙の記録を並行して残している現場が多くあります。どちらを正とするかを決めておくと、後の突き合わせが楽になります。