仮設材の管理｜返らないまま費用が出続ける

仮設材は、工事のあいだだけ使って返すものです。一般には、足場、支保工、仮囲い、敷鉄板などを借りるか、自社の在庫から出して現場へ運びます。

借りているものは、返すまで費用が出ていきます。返し忘れると、使っていない期間も払い続けることになります。自社の在庫であっても、他の現場で使えない状態が続きます。

ポイントはここです。仮設材の管理で費用が止まらないのは、返す時期が誰の仕事にもなっていないことが原因です。

ここでは、仮設材の管理について、数が合わなくなる理由、現場をまたぐときの扱い、返却の段取り、そして原価への配り方を順に整理します。

仮設材の管理で数が合わなくなる理由

仮設材の管理で数が合わなくなるのは、動いた事実が記録に残らないためです。物が無くなっているのではなく、追えていない状態です。

よくあるのは3つです。搬入と搬出の記録が別々、現場のあいだで直接動かした、そして追加で持ち込んだ分が記録されていない。

搬入と搬出が別々の紙に書かれていると、差し引きが出ません。現場ごとに何が出ていて何が戻ったかを見るには、同じ表に並んでいる必要があります。

現場のあいだで直接動かすのは、実務ではよくあります。近い現場どうしなら、倉庫を通さないほうが早いためです。ところが、この動きは誰の記録にも残らないことがあります。

追加で持ち込んだ分は、当初の計画に無かったものです。足りなくなって急に手配したものが、返却の対象から漏れます。

そのため、現場ごとに「いま出ているもの」が一覧で見える形にしておくと、差が出たときに気づけます。

一方で、1本ずつ数えるのは現実的ではありません。種類ごとの本数と、出した日・戻した日があれば、ほとんどの管理はできます。

仮設材の管理で現場をまたぐときの扱い

仮設材が現場から現場へ直接動くとき、記録をどうするかを決めておくと追えなくなりません。

扱いやすいのは、一度戻したことにして、次の現場へ出したことにする形です。実際に倉庫を通らなくても、記録の上では出入りとして残します。

この形にすると、現場ごとの数が合います。前の現場からは返却されたことになり、次の現場には出庫されたことになります。

記録の形と実際の動きを一致させようとすると、かえって管理が難しくなります。「現場間移動」という区分を作ると、そのたびに扱いを考えることになります。

そのうえで、移動した日と行き先を1行書いておけば、後から追えます。誰が運んだかまでは要りません。

一方で、移動の連絡が事務所に届かないと記録できません。運んだ人が伝える先を1つに決めておくと、抜けにくくなります。

そのため、移動そのものを禁止するより、伝える先を決めるほうが現実的です。移動は現場の判断で起きるものなので、止めようとすると別の形で動きます。

仮設材の管理で返却の段取りを決める

仮設材の管理でいちばん費用に響くのは、返すのが遅れることです。使い終わっているのに現場に置いたまま、という期間が費用になります。

遅れる原因は、返す時期が誰の仕事にもなっていないことです。現場からは「まだ使うかもしれない」と見えるため、返す判断は出にくくなります。

そのため、工事の完了と仮設材の返却を一組にしておく形が向きます。完了報告のチェックリストに返却の欄を入れておけば、確認する場面ができます。

工程表に「仮設材の返却」を1行置いておくと、さらに早くなります。使い終わる時期は工程から読めるためです。

そのうえで、返すときは数を確かめます。出した数と戻った数が合っているか。ここで差が出れば、どこかに残っているか紛失かのどちらかです。

一方で、工期が延びることはよくあります。返す予定を置いておくと、延びたことが分かるという利点もあります。予定が無いと、延びていることにも気づけません。

仮設材の管理を原価に配る

仮設材の費用は、工事の原価に配ります。借りている期間と使った現場が分かっていれば、配り方は難しくありません。

借りているものは、請求が来ます。月極であれば、その月に出ていた現場で按分します。複数の現場に分かれていたなら、数量と日数で割ります。

自社の在庫は、社内の使用料を決めておかないと原価に出てきません。取得した費用と修繕の費用を、使える年数と稼働の見込みで割ると日額が出ます。

自社の仮設材が多い会社ほど、決めていないと原価が実態より軽く見えます。

そのうえで、運搬の費用も忘れずに配ります。仮設材は量が多く、運ぶ費用が本体に近いこともあります。現場をまたいで動かす場合も同じです。

一方で、細かく配ろうとすると手間が増えます。金額の大きい品目だけを個別に配り、小物はまとめて配るという割り切り方が実務として回ります。

仮設材の管理と棚卸

仮設材の管理は、定期的に数を確かめる場を作ると精度が保てます。記録だけだと、少しずつずれていきます。

倉庫にある分は、棚卸で数えられます。年に1回か2回、種類ごとの本数を数えて記録と照らす形が広く使われています。

現場に出ている分は、現場ごとの記録で確かめます。倉庫の数と、現場に出ている数を足して、全体の数と合うかを見ます。

合わない場合、紛失と記録漏れのどちらかです。記録漏れのほうが多いため、まず最近の出入りを確かめると見つかることがあります。

そのうえで、破損したものの扱いも決めておきます。使えなくなったものが数に残っていると、いつまでも差が埋まりません。

一方で、毎月数えるのは負担が大きくなります。金額の大きい品目だけ頻度を上げるという形にすると、手間と精度のつり合いが取れます。

仮設材の管理でAIが担える範囲

仮設材の管理でAIが担えるのは、集計と差の発見です。返すかどうかの判断は人が行います。

集計の側では、出庫と返却の記録から現場ごとの残りを出す処理があります。表計算でもできますが、現場が多いと見落としが出ます。

差の発見では、完了した工事に残っている仮設材を挙げる処理です。工事の完了日と返却日を照らして、返却の記録が無いものを出す形です。

もう1つ、請求書と出庫の記録を突き合わせる使い方もあります。請求が来ているのに現場の記録に無い品目が出れば、返却漏れか記録漏れが分かります。

一方で、いつ返すかの判断は任せられません。残りの工程、天候、他の作業との関係。いずれも現場の事情が入ります。

そのため、道具に期待するのは「残りを出す」「差を見つける」までにしておくと、期待とずれずに済みます。

仮設材の管理と足場の点検記録

仮設材のうち足場は、点検の記録も要ります。管理する項目が費用だけではない点が、他の仮設材と違います。

足場については、組立てや変更のあと、また一定の条件で点検を行い記録を残すことが求められているとされています。点検の記録には、実施した者や指摘した箇所が入ります。

そのため、足場は「借りているものの管理」と「点検の記録」の2つを並行して持つことになります。どちらも同じ足場についての記録ですが、目的が違います。

費用の管理は返すまで、点検の記録は保存の期間までという形で、扱う期間も違います。

そのうえで、点検で指摘が出た場合は是正の記録も残します。安全パトロールの指摘と同じ構造で、指摘と是正が番号でつながっていると後から追えます。

一方で、1つの表に費用と点検を詰めると重くなります。品目の番号でつないで、別々に持つ形が扱いやすくなります。

仮設材の管理を小さく始める順序

仮設材の管理は、表を1枚作るところから始められます。全部の品目をそろえなくても動き出せます。

続きやすいのは次の形です。

1. 金額の大きい品目に絞って、現場ごとの出庫と返却を1枚に書く
2. 現場のあいだで動かしたときは、返却と出庫として記録する
3. 工程表に、返却の時期を1行置く
4. 完了報告のチェックリストに、返却の欄を入れる
5. 年に1回、倉庫の分を数えて記録と照らす

4つめが、返し忘れをいちばん減らします。確認する場面が手順の中にあるかどうかで変わります。

そのうえで、1つめで絞るのが続けるコツです。小物まで全部を追おうとすると、書く量が多くて続きません。

一方で、仮設材を持たずに全部借りている会社では、請求書から追えることもあります。請求が続いている品目を見れば、返していないものが分かります。

最後に、この管理は重機の稼働管理と同じ構造です。どちらも「どの現場に何日あったか」で費用を配り、「返す時期を誰の仕事にするか」で無駄が決まります。

そのうえで、仮設材は破損や紛失が出やすい点が機械と違います。数が多く、形が似ていて、人の手で動くためです。返却のときに差が出たら、破損なのか行方不明なのかを分けて記録します。

分けておくと、次の手が変わります。破損が続くなら扱い方の問題、行方不明が続くなら記録か持ち出しの問題です。

一方で、差をゼロにしようとすると管理が重くなります。許容する差をあらかじめ決めておくと、そこを超えたときだけ調べる形にできて、日常の負担が増えません。

そのうえで、仮設材は工事の進み方で必要な量が変わります。工程が延びれば借りる期間も延びるので、工程の変更が分かった時点で返却の予定も直しておくと、予定と実態が離れません。

予定を直す相手は、リース会社だけではありません。自社の原価の見込みも同じ数字で動きます。どちらか片方だけ直すと、月末に差が出て理由を探すことになります。

一方で、早く返しすぎると再度手配することになります。運搬の費用と手間がかかるため、返す判断は残りの工程を見てから決める形になります。

小さく始めるなら、金額の大きい品目から返却の予定を入れる形で足ります。全部を管理しなくても、効く部分から差が出ます。

よくある質問

仮設材の数が合わなくなるのはなぜですか。

搬入と搬出の記録が別々だったり、現場のあいだで直接動かしたときに記録が残らなかったりするためです。動いた事実が記録に残らないと、どこにあるか分からなくなります。紛失より、追えていないだけということが多くあります。

現場から現場へ直接運ぶ場合はどう扱いますか。

一度戻したことにして、次の現場へ出したことにする形が扱いやすくなります。実際に倉庫を通らなくても、記録の上では出入りとして残します。**記録の形と実際の動きを一致させようとすると、かえって管理が難しくなります。**

返し忘れに気づくには何を見ますか。

工事が終わった現場に、まだ出たままになっている仮設材が無いかを見ます。工事の完了と、仮設材の返却をチェックリストで一組にしておくと、気づける形になります。完了報告の流れに入れておくのが確実です。