建設業向け 現場経費精算書

工事番号を必ず入れる

この欄が空だと、原価に落とせません。

現場で立て替えるものの大半は、どの工事のためかがはっきりしています。買った本人ならその場で書けますが、月末に事務所でまとめようとすると分からなくなります。買ったその日に工事番号を書く、それだけで原価の精度が変わります。

どの工事とも言えないもの（事務所の消耗品など）は、工事番号を空にして共通費として集めます。空欄を許さない運用にすると、適当な工事番号が入って精度が下がります。

費目を先に決めておく

自由に書かせると、同じものが違う名前で並びます。

選択式にしておくと、集計がそのまま使えます。雑費が膨らんできたら、費目を1つ足す時期です。

インボイスの有無を記録する

消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書等の保存が必要です。

コインパーキングやコンビニのレシートには、登録番号が入っているものと入っていないものが混ざります。精算の時点で有無を記録しておくと、経理側で仕分けし直す手間がなくなります。

公共交通機関の運賃のように、金額によっては帳簿の保存だけで認められる特例もあります。判断そのものは経理に任せる形でよいので、この表では「有無」を記録することに徹します。

締めを決める

精算のルールで一番効くのは、締日を決めることです。

3か月前のレシートが出てくると、その工事はもう締まっています。原価に載せられず、載せれば過去の数字が変わります。月末締めにして、遅れたものは翌月の共通費として扱う、といった扱いを先に決めておきます。

レシートが無い支出はどうしますか。

出金伝票を起こし、日付・支払先・金額・内容・工事番号を書いて本人が署名する形が一般的です。自動販売機や香典のように領収書が出ないものが対象になります。金額が大きいものを伝票だけで処理し続けると、説明が難しくなります。

小口現金と立替払いは分けますか。

出どころが違うだけで、原価としては同じです。同じ表で扱い、支払方法の欄で区別します。小口現金は残高の管理が別に必要になるため、現金出納帳と突き合わせる運用にします。