建設業向け 車両・燃料費管理表

車両ごとに月額を出す

まず、1台あたりいくらかかっているかを出します。

燃料費、高速代、駐車場、点検・整備、自動車保険、税金、リース料。このうち毎月動くのは燃料と高速で、それ以外は年間額を12で割って乗せます。1台あたりの月額が出れば、それが按分のもとになります。

車両費は台数で増えます。 使っていない車が1台あるだけで、年に数十万円が消えます。月額を出して並べると、稼働していない車が見えます。

按分の基準を1つ決める

厳密にやろうとすると続きません。基準を1つ決めて、それで通します。

走行距離が最も実態に近いのですが、記録の手間がかかります。日報に現場名と走行距離を書く運用にできるなら距離、難しければ使用日数で十分です。

私用との区分を残す

社用車を通勤や私用に使っている場合、その分は工事の原価ではありません。

按分の対象から外すために、私用の割合を決めておきます。日報で分ける方法もありますが、実務では「通勤分として一律○%」と決めて運用している会社が多くなっています。決めた根拠を表の上に書いておくと、後から説明できます。

燃料の単価を見る

給油の記録が溜まると、燃費が見えてきます。

同じ車種で燃費が悪い車は、整備の時期か、乗り方に理由があります。走行距離と給油量を並べておくと、リッターあたりの走行距離が出ます。急に悪くなった車は点検に出す、という判断ができます。

按分せずに全部を共通費にしてはいけませんか。

会計上は共通費として処理する方法もあります。ただし工事ごとの利益を見るためには按分したほうが実態に近づきます。遠方の現場が多い会社ほど差が出ます。まずは金額の大きい工事だけ按分する、という段階的な始め方でも構いません。

ETCの明細と現場をどう結びつけますか。

ETCの利用明細には日付と区間が出るため、その日の工事日報や出面表と突き合わせると、どの現場へ行った分かが分かります。日報に高速の利用を書く欄を作っておくと、突き合わせが不要になります。