建設業向け 建設業法の帳簿テンプレート

工事1件につき1枚にする理由

帳簿は、工事を1行ずつ並べた一覧表にしたくなる書類です。ただ、記載事項を数えると1件で20項目を超えます。

理由は2つあります。ひとつは、下請契約が1件の工事で複数になること。もうひとつは、支払の記録が回数分必要になることです。1行に収めようとすると、2社目の下請から書く場所が無くなります。

工事1件で1枚にしておくと、下請が増えても欄を足すだけで済みます。一覧表が欲しい場合は、工事名と引渡し日だけの索引を別に持つ形が扱いやすくなります。

記載する事項

施行規則が定めている記載事項は、次のとおりです。

抜けやすいのは、相手方の住所と許可番号、そして下請から完成の通知を受けた日です。商号と契約日だけを書いて先に進んでしまうと、後から契約書を開き直すことになります。

金額の欄は1か所しかない

帳簿でつまずきやすいのが、金額の扱いです。

請負代金の額は、帳簿の記載事項に入っていません。 下請代金についても、金額と支払の記録が求められるのは、特定建設業者が注文者となり、相手が特定建設業者でも資本金4,000万円以上の法人でもない場合に限られます。

工事ごとの請負金額・原価・粗利を並べた表は、工事台帳や原価管理表として別に作るものです。帳簿と同じファイルにまとめると、記載事項が揃っているかどうかが分からなくなります。分けて持つほうが、検査のときに示しやすくなります。

添付する書類

帳簿には添付書類が求められます。実務で必要になるのは次のものです。

1. 注文者との契約書の写し（注文書・請書を含む）
2. 下請負人との契約書の写し
3. 施工体制台帳を作成した工事については、台帳のうち定められた部分の写し
4. 特定建設業者が注文者となった一定の下請契約については、支払の関係書類

3つ目は工事完成後に添付します。現場に置いていた台帳をそのまま処分してしまうと、この添付ができません。

施工体制台帳との違い

名前が似ているため混同されますが、目的も置き場所も違います。

帳簿は「契約の記録」、台帳は「体制の記録」と捉えると整理しやすくなります。

営業に関する図書

帳簿とあわせて、営業に関する図書の保存も求められています。

完成図、工事内容に関する発注者との打合せ記録、そして施工体系図が対象です。求められるのは、発注者から直接請け負った工事についてで、保存期間は目的物の引渡しから10年と、帳簿より長くなっています。

まとめて作らない工夫

決算前にまとめて作ろうとすると、契約書を探す作業から始まることになります。

引渡しが済んだ時点でその工事の1枚を仕上げる、という運用にしておくと負担が分散します。工事台帳を作っている会社では、契約日と相手方の情報をそこから転記できます。

立入検査で見られること

許可行政庁による立入検査では、帳簿と添付書類が揃っているかが確認されます。

指摘として多いのは、帳簿そのものが無い、下請との契約の記載が抜けている、契約書の写しが添付されていない、といった内容です。書式の巧拙ではなく、記載事項が埋まっているかどうかが見られます。

日付が空欄のまま並んでいる帳簿は、作っていないのと同じに見えます。埋められない項目がある場合は、その理由が分かる書き方をしておくと確実です。

工事を1行ずつ並べた一覧表にしてもよいですか。

記載事項がすべて埋まっていれば、形そのものに決まりはありません。ただし下請契約は1件の工事で複数になることがあり、支払の記録も回数分必要になるため、1行には収まりにくくなります。工事ごとの様式を本体にして、一覧表は索引として持つ形が扱いやすくなります。

請負金額や原価を書く欄が無いのはなぜですか。

請負代金の額は帳簿の記載事項に含まれていないためです。金額の記録が求められるのは、特定建設業者が注文者となった一定の下請契約における下請代金の支払だけで、その欄はテンプレートに入れています。工事ごとの金額や原価は、工事台帳や原価管理表として別に管理する項目になります。

許可を受けていない場合も必要ですか。

帳簿の備付けは建設業許可を受けた建設業者に求められているものです。軽微な工事のみを請け負う無許可の事業者は対象外とされていますが、契約や入金の記録は別の目的で必要になります。

電子データで保存してもよいですか。

一定の要件のもとで電磁的記録による保存が認められています。運用の前に、要件と社内の保存方法をあわせて確認しておくと安心です。