建設業向け 近隣対応・苦情記録テンプレート

記録する内容

事実確認の欄を分けて持つことがポイントです。申し出の内容と、こちらが確認した事実は、必ずしも一致しません。両方を残しておくと、後から経緯を説明できます。

初動を決めておく

申し出を受けたときの手順を決めておくと、担当者によって対応が変わりません。

多くの現場では、次の順序で動いています。まず現場を確認し、原因になっている作業があれば一時的に止める。次に、相手へ状況と対応を伝える。最後に、記録を残して元請へ報告する。

その場で判断できないことを約束しないのが原則です。「確認して折り返します」と伝え、いつまでに連絡するかを決める形にすると、後の食い違いが減ります。

区分ごとに原因が違う

苦情の内容は、区分によって打てる手が変わります。

騒音と振動は、作業の時間帯と機械の選定が中心になります。粉じんは散水と養生、通行と駐車は誘導員の配置とルールの徹底です。

同じ区分の苦情が続く場合は、個別の対応では収まりません。 工程や工法そのものを見直す段階にあると考えた方が、結果的に早く収まります。

事前の周知とセットにする

苦情の多くは、予告なく状況が変わったときに起こります。

大きな音が出る作業、搬入の集中する日、通行止めの予定。これらを事前に知らせておくと、同じ作業でも受け止められ方が変わります。

この表の備考欄に、事前周知をしていたかどうかを書いておくと、周知の効果が見えてきます。

保存

近隣対応の記録に保存期間の定めはありません。

工事が終わった後に問題が持ち上がることもあるため、工事のフォルダにまとめて残しておく形が安全です。個人情報を含むため、保管場所と期間は社内で決めておきます。

受けた人が、その場で何をするか

近隣の方から声をかけられるのは、たいてい現場で作業している職人さんです。元請の責任者ではありません。

この様式では、受けたときにすることを「説明」シートに書いています。

• まず聞く。最後まで聞いてから話す
• その場で「うちではない」と否定しない
• その場で判断できないことは約束しない。いつ誰から連絡するかだけを伝える

重機の接触・物損・けがに関わる申し出は、その場で現場責任者へ連絡します。受けた人が抱えると、対応が遅れて話が大きくなります。

終わっていない件を見つける

「完了日」と「結果」の欄が空のままの行は、その場の対応で終わっている件です。

週に一度、空欄の行だけを見ます。近隣対応は、対応が遅れるほど話が長引きます。記入者・現場責任者・元請の欄は、いちばん下にあります。

匿名の申し出も記録しますか。

記録しておく方が安全です。同じ内容が繰り返されているかを判断する材料になります。申出者の欄には「匿名」と書き、分かる範囲で位置関係を残しておくと役に立ちます。

元請にはどこまで報告しますか。

内容にかかわらず、受けた事実は報告しておく形が一般的です。現場全体に関わる申し出（作業時間、通行）は、元請が窓口になって対応することになります。