資格と配置計画｜誰を入れられるかを都度調べない

建設の現場では、作業によって必要な資格が決まっています。一般には、技能講習や特別教育を修了した人でないと就けない作業があり、現場に入る前の名簿にも資格の欄があります。

とはいえ実務では、配置を組むたびに誰が何を持っているかを調べ直していることが多くあります。修了証がファイルに綴じてあるだけ、あるいは担当者の記憶にある、という状態です。

ポイントはここです。資格と配置計画でいちばん時間を取られるのは、資格を取ることではなく誰が持っているかを毎回探すことです。

ここでは、資格と配置計画について、探す時間が生まれる理由、期限のある資格の追い方、二重管理の避け方、そして教育計画へのつなぎ方を順に整理します。

資格と配置計画で探す時間が生まれる理由

資格と配置計画で探す時間が生まれるのは、資格の情報が人に付いていて、必要になるのは現場だからです。軸が違います。

修了証は人ごとに発行され、本人が持っています。会社が持っているのは写しで、それもファイルに綴じてあるだけということが多くあります。

一方で、必要になるのは「この作業に誰を入れられるか」という場面です。作業から人を探すことになりますが、資格の記録は人から資格を引く形になっています。

逆引きができないので、1人ずつ確かめることになります。人数が増えるほど、この作業は長くなります。

そのため、人ごとの一覧を作っておくと逆引きができます。行に人、列に資格を並べた表なら、列を見れば誰が持っているかが分かります。

一方で、表を作るだけでは古くなります。新しく取った資格が反映されないと、結局は修了証を見に行くことになります。誰が更新するかを決めておくのが、作ることと同じくらい大事です。

資格と配置計画で期限のあるものを追う

資格と配置計画では、期限のあるものと無いものを分けて持つと、追う対象が絞れます。

技能講習の修了そのものには期限がないのが一般的です。一度取れば、それで就ける作業は変わりません。一覧に入れておけば足りて、毎月見る必要はありません。

期限があるのは、免許の更新、健康診断の周期、一部の資格の再教育などです。こちらは切れると作業に就けなくなるため、近づいたら手配が要ります。

そのため、表の中で期限のある行だけを見る形にしておくと、確認が短時間で終わります。全部を毎月見ようとすると続かないので、対象を絞ることが続けるための条件になります。

あわせて、期限の何か月前に動くかを決めておきます。受講の日程は先まで埋まっていることがあるため、1か月前では間に合わないことがあります。

一方で、期限の扱いは資格によって違います。自社が扱う資格については、交付元の案内で確かめておくのが確実です。

そのうえで、健康診断の受診状況も同じ表で持っておくと便利です。名簿の欄にもあり、期限の考え方も似ているためです。

資格と配置計画で二重管理を避ける

資格と配置計画を整えると、今度は表が増えて二重管理になりがちです。ここを先に決めておくと、後で混乱しません。

資格の情報を持っている場所は、いくつかあります。CCUSの登録、安全書類のサービス、自社の管理表、そして修了証の原本。

CCUSに登録しているなら、そちらを正にして自社の表は書き出した控えとして扱う形が扱いやすくなります。直す場所が1か所に決まるためです。

ただし、期限が近いものを見る用途では自社の表のほうが向きます。登録の画面は一覧性が高くないことが多く、期限の管理には使いにくい場合があります。

そのため、正はCCUS、見るのは自社の表、という役割分担にしておくと両方の利点が使えます。書き出しの頻度を月1回など決めておけば、ずれも小さく収まります。

一方で、CCUSに登録していない会社では自社の表が正になります。その場合は、受講の手配と登録を1つの流れにしておくと、取ったのに表に無いという状態が起きにくくなります。

資格と配置計画を配置の段階で使う

資格と配置計画がつながると、配置を組む段階で使えるようになります。この作業に誰を入れられるかが、表を見るだけで分かります。

使い方は単純で、必要な資格の列を見て、印が付いている人から選ぶだけです。1人ずつ確かめる作業が消えます。

そのうえで、足りないことが分かったときに選べる手は3つあります。資格のある人を別の現場から回す、受講を手配する、その作業を外注する。

どれを選ぶにしても、早く分かるほど選べる手が増えます。着工の直前に分かると、外注するしかなくなることが多くあります。

そのため、配置を組む段階で資格を見る形にしておくと、手配の時間が残ります。工程表に主要な作業を置いてあれば、そこから必要な資格も先に読めます。

一方で、全部の作業で確認する必要はありません。資格が要る作業は限られているので、その作業だけを一覧にしておけば足ります。

資格と配置計画を教育計画につなぐ

資格と配置計画の表がそろうと、年間の教育計画も組みやすくなります。誰に何が足りていないかが見えるためです。

教育計画は、受けさせる人と時期を決める表です。足りない資格が分かっていれば、あとは日程と費用を置くだけになります。

そのうえで、優先順位は仕事の予定から決まります。来年に増えそうな工種、いま人が足りていない作業。ここに資格を集めておくと、受注の幅が広がります。

逆に、誰も使わない資格を取っても、費用と時間が出ていくだけです。取る理由を仕事に結び付けておくと、判断がぶれません。

あわせて、特別教育の記録は保存の対象になるものがあります。安衛則では特別教育の記録を3年保存することが定められているとされており、受講の記録は捨てずに残しておく形になります。

一方で、記録の保存年数は種類ごとに違います。技能講習の修了証は本人のもので会社の保存対象とは別、といった違いがあるため、種類ごとに整理しておくと処分の判断がつきます。

資格と配置計画でAIが担える範囲

資格と配置計画でAIが担えるのは、読み取りと整理です。誰を配置するかは人が決めます。

読み取りの側では、修了証の写しから氏名・資格名・修了日を取り出す処理があります。紙の写しが溜まっている状態から表を作るときに、入力の代わりになります。

そのうえで、読み取った結果は確認の工程を残します。資格名は似たものが多く、読み違えると配置の判断そのものが変わります。

整理の側では、期限が近い順に並べる、資格ごとに人数を数える、といった処理です。表計算でもできますが、人数が多いと手作業では追いつきません。

もう1つ、必要な資格を調べる使い方もあります。この作業にはどの資格が要るのかを、法令の条文から当たりを付ける形です。ただし判断の根拠にするときは原文を読んで確かめます。

一方で、配置そのものの判断は任せられません。人の相性、現場までの距離、他の工事との掛け持ち。いずれも数字に出ない条件が入ります。

資格と配置計画を協力会社まで広げる

資格と配置計画は、自社の人だけ整えても現場では足りません。実際に作業するのは協力会社の職人であることが多いためです。

とはいえ、他社の資格を自社で管理することはできません。できるのは、現場に入る前に確かめる形を作ることです。

作業員名簿の資格欄がその役目を持っています。名簿に書かれた資格を、現場で確かめてから作業に就いてもらう流れです。

ただし、名簿に書いてあることと、本人が持っていることは別です。修了証の提示を求めるかどうかは、現場の運用で決まります。

そのうえで、資格が要る作業をあらかじめ伝えておくと、相手の側も人を選んで出せます。当日になって資格が足りないと分かるのが、いちばん困る形です。

一方で、毎回全部を確かめると入場に時間がかかります。資格が要る作業に就く人だけを対象にすると、手間と効果のつり合いが取れます。

資格と配置計画を小さく始める順序

資格と配置計画は、表を1枚作るところから始められます。全員ぶんをそろえなくても動き出せます。

続きやすいのは次の形です。

1. 資格が要る作業を一覧にする（自社でよくやる作業に絞る）
2. その資格だけ、人ごとの管理表を作る
3. 期限のある行と無い行を分ける
4. 受講の手配と表への記入を、1つの流れにする
5. 配置を組む段階で、表の列を見て選ぶ

1つめで絞るのが続けるコツです。世の中の資格を全部並べると、埋まらない列ばかりになります。

そのうえで、4つめを決めておかないと表が古くなります。取ったのに書かれていない状態が続くと、結局は修了証を見に行くことになります。

一方で、人数が数人の会社では記憶で足りることもあります。人が増えて、誰が持っているか即答できなくなったときが、表を作る合図になります。

最後に、この表は作業員名簿の資格欄にもそのまま使えます。現場ごとに書き直していた欄が、写すだけになります。

そのうえで、表を置く場所も決めておきます。担当者のパソコンの中だけにあると、不在の日に配置が組めません。共有の場所に置いて、誰でも見られる状態にしておくと、判断が止まりません。

一方で、個人の情報が入るため、見られる範囲は決めておきます。資格と氏名の対応は業務に要りますが、それ以外の情報まで同じ表に入れると扱いが重くなります。

最後に、この表は一度作ると更新だけで維持できます。新しく取った資格を書き足すのは年に数回で、そのたびに数分で済みます。

そのうえで、人が入れ替わったときの扱いも決めておきます。退職した人の行を消すか、印を付けて残すか。消してしまうと、過去の名簿との突き合わせができなくなります。印を付けて残す形のほうが後で使えます。

一方で、個人の情報を長く持ち続けることにもなります。保存の期間を決めておくと、扱いがはっきりします。在職中に必要な情報と、退職後に残す必要がある情報は別なので、分けて考える形になります。

最後に、この表は教育計画の土台にもなります。足りない資格が見えていれば、年間の計画はそこから組めます。

よくある質問

技能講習の修了証に期限はありますか。

技能講習の修了そのものに期限はないのが一般的です。期限があるのは、免許の更新、健康診断の周期、一部の資格の再教育などです。**期限があるものと無いものを分けて持つ**と、追う対象が絞れます。自社の資格ごとの扱いは、交付元の案内で確認してください。

資格の一覧は、CCUSと自社の表のどちらを正にしますか。

CCUSに登録しているなら、そちらを正にして自社の表は書き出した控えとして扱う形が扱いやすくなります。直す場所が1か所に決まるためです。ただし期限が近いものを見る用途では、一覧性の高い自社の表が向きます。

資格が足りない作業が出たときはどうしますか。

選べるのは3つです。資格のある人を別の現場から回す、受講を手配する、その作業を外注する。**受講は日程が先まで埋まっていることがある**ので、早く分かるほど選べる手が増えます。配置を組む段階で見ておくのが要点です。