作業員名簿の自動作成｜CCUS連携と限界

作業員名簿は、現場に入る人を元請へ示すための書類です。実務では、新しい現場に入るたびに同じ人の情報を書き直している会社が多くあります。氏名、生年月日、血液型、雇入年月日、資格、保険の加入状況。内容はほとんど変わらないのに、様式が違うたびに転記が発生します。

一般には、社内で人ごとの一覧を持っておき、現場ごとにそこから写すという形がとられています。とはいえ資格の期限や保険の番号は変わるため、写した先が古いまま残ることもあります。

古いまま残ると、困るのは現場に入る当日です。資格の期限が切れていることが入場の受付で分かると、その日の段取りが崩れます。名簿を直す手間より、止まる時間のほうが大きくなります。

ポイントはここです。作業員名簿の自動作成で本当に減るのは、書く手間より同じ情報を何度も直す手間です。

ここでは、作業員名簿の自動作成について、CCUSとの関係、実際に埋まる欄と埋まらない欄、そして自社でExcelの名簿を持っておく意味を整理します。

作業員名簿の自動作成を支える仕組み

作業員名簿の自動作成は、技能者の情報が別の場所に登録されていることを前提にしています。名簿を作る時点で情報を集めるのではなく、すでに登録されている情報を名簿の形に並べ直す、という考え方です。

その登録先として広く使われているのが、建設キャリアアップシステム、いわゆるCCUSです。国が推進する仕組みで、技能者ごとに資格や就業履歴を登録し、カードで現場の入退場を記録します。もともとは処遇の改善を目的とした制度ですが、登録された情報が名簿の記載事項と重なっています。

そのため、名簿づくりのために登録するというより、登録した結果として名簿が楽になる、という順番になります。就業履歴の蓄積や、建設業退職金共済の就労日数の把握にも同じ情報が使われるため、もとは1つの記録から複数の書類が出る形です。

あわせて、安全書類そのものを扱う民間のサービスもあります。労務安全書類に特化したグリーンサイトや、施工管理まで含めて扱うBuildeeなどがその例です。CCUSに登録済みの技能者情報を取り込んで作業員名簿を作るという連携が用意されており、同じ情報を二度入力しなくて済む形になります。

作業員名簿の自動作成で埋まる欄

作業員名簿の自動作成で埋まるのは、人に固定されている情報です。一度登録すれば変わらない、もしくは変わったときに1か所を直せば済む種類の項目になります。

具体的には、氏名、ふりがな、生年月日、住所、緊急連絡先、経験年数、所属する会社名などが当てはまります。これらは現場が変わっても同じ内容なので、登録元から持ってくれば転記の必要がありません。

資格の欄も、登録されていれば埋まります。CCUSには技能講習や特別教育の修了状況が登録できるため、そこから名簿の資格欄へ反映する形になります。そのうえで、登録されていない資格は出てこないという点は押さえておく必要があります。登録が追いついていない資格は、名簿でも空欄のままになります。

ここで効いてくるのが、登録を誰が維持するかという役割分担です。技能講習を受けたあとに登録する担当が決まっていないと、修了証は手元にあるのに登録には出てこない状態が続きます。受講の手配と登録をひとつの流れにしておくと、ずれが起きにくくなります。

一方で、二重入力が消えることの効果は、思ったより大きくなります。現場が10か所あれば同じ人の情報を10回書いていたところが、登録の1回で済むためです。この点が、電子化にかかる費用を回収する主な理由として挙げられることが多くあります。

回収までの早さは、現場の数と人の数でおおよそ決まります。同じ人が多くの現場を行き来している会社ほど、二重入力が多いため効果が出やすくなります。逆に、長期の現場が1つか2つという場合は、書き直しの回数自体が少ないため、効果は小さくなります。

作業員名簿の自動作成で埋まらない欄

作業員名簿の自動作成を入れても、埋まらない欄が残ります。現場ごとに変わる情報と、確認した事実を書く欄です。

現場ごとに変わるのは、従事する作業の内容、職種、入場の予定期間、受入教育の実施日などです。人ではなく現場に紐づく情報なので、登録元には持っていません。そのため、現場が決まってから人が入れる部分として残ります。

確認した事実を書く欄も同じです。健康診断の受診状況、保険の加入状況、免許証の確認の有無。いずれも「登録されている内容」ではなく「確かめた結果」なので、確かめた人が書くことになります。

一方で、埋まらない欄が残ることは電子化をやめる理由にはなりません。固定の情報が自動で入るだけで、名簿1枚あたりの作業は大きく減ります。

むしろ、残る欄がはっきりすることに意味があります。どこを人が見るのかが決まっていれば、確認の作業は短くなります。全部を疑いながら読み直すのと、決まった3つの欄だけを見るのとでは、かかる時間が変わります。

作業員名簿の自動作成を始めるときの費用と手順

作業員名簿の自動作成を始める場合、費用のかかり方がサービスによって違います。初期費用が大きく月額が抑えられているものと、初期費用がなく月額の基本料がかかるものがあります。

たとえば、労務安全書類に特化したグリーンサイトは初期費用がかかる代わりに月額が抑えられており、Buildeeは初期費用がなく月額の基本料がかかる形と紹介されています。金額そのものは改定されることがあるため、検討の段階で各社の案内を確認しておく形が確実です。

手順の面では、下請への展開がいちばん時間のかかる部分になります。自社が登録しても、協力会社が登録していなければ、その分の名簿は従来どおり手で作ることになるためです。そのため、着手の何か月か前から声をかけ、登録の状況を把握しておく形が一般的です。

声をかける順番は、取引の多い会社からにしておくと進みが早くなります。登録の費用や手間は協力会社の側にも発生するため、必要性を説明できる相手から始めるほうが話が通りやすいためです。

作業員名簿の自動作成とExcelの名簿の使い分け

作業員名簿の自動作成を導入しても、Excelの名簿を持っておく場面は残ります。理由は3つあります。

1つめは、元請の指定です。現場によっては独自の様式が指定され、サービスから出る形式では受け付けられないことがあります。この場合は、登録した情報を指定様式へ写す作業が発生します。

2つめは、登録していない協力会社の分です。混在の期間は、どの現場でも一定の長さで続きます。片方だけの運用にしていると、登録していない会社の名簿を作る場所がなくなります。

3つめは、控えとして残す目的です。提出した時点の内容を自社でも持っておくと、後から人員や資格について聞かれたときに確認できます。サービスの画面で見られることと、自社に控えがあることは別という部分で判断するのが良いです。

そのため、当面は両方を持っておく形が扱いやすくなります。登録が進めば、Excelの側は控えと例外の受け皿として残る形になっていきます。

どちらを主にするかは、取引先の状況で決まります。登録済みの元請が増えてきたらサービス側を主にし、そうでなければExcelを主にして必要な現場だけ登録から出す、という形です。途中で入れ替わることも前提にしておくと、切り替えのたびに作り直さずに済みます。

作業員名簿の自動作成と入退場の記録の関係

作業員名簿の自動作成を進めると、入退場の記録とのつながりが見えてきます。どちらも「誰が現場にいるか」を扱う記録なので、もとになる情報が重なるためです。

CCUSでは、カードを読み取ることで就業履歴が記録される仕組みになっています。名簿に載っている人が実際にいつ現場にいたのかが、別の記録として残る形です。そのため、名簿と入退場の記録がそろうと、後から人員について聞かれたときに説明ができます。

もっとも、カードの読み取りが現場に入っていない場合は、入退場の記録は別に取ることになります。紙の入退場記録簿や、入口の受付簿がその役割を担います。名簿が電子になっても、入退場が紙のままという状態はよくあります。

そのうえで、この2つは目的が違うため、無理に1つにまとめないほうが扱いやすくなります。名簿は入る前に出す書類で、入退場の記録は入った後に残る記録です。前者は元請へ提出し、後者は自社で保管する、という置き場所の違いもあります。

作業員名簿の自動作成と資格管理の関係

作業員名簿の自動作成を安定させるには、資格の管理を先に整えておくと効きます。名簿の資格欄は、登録されている内容をそのまま映すためです。

資格の情報でずれやすいのは、期限のあるものです。技能講習の修了そのものに期限はありませんが、免許の更新や健康診断の周期は動きます。登録元が古いままだと、名簿にも古い内容が出ます。

そのうえで、資格の一覧を人ごとに持っておくと、名簿づくり以外の場面でも使えます。新しい作業に誰を入れられるかを見るとき、教育の計画を立てるとき、入場の可否を判断するとき。いずれも同じ一覧を見ることになります。

ただし、一覧を別に持つと今度は二重管理になります。登録元を正とするか、自社の一覧を正とするかを決めておくと、どちらを直せばよいかで迷わずに済みます。

実務では、登録元を正としたうえで、自社の一覧は書き出した控えとして扱う形が扱いやすくなります。直す場所が1か所に決まるためです。そのうえで、期限が近い資格を見るための表だけは自社で持っておくと、更新の手配が遅れにくくなります。登録元の画面は一覧性が高くないことが多く、期限の管理には向かない場合があるためです。

よくある質問

CCUSに登録していれば、作業員名簿は作らなくてよくなりますか。

名簿そのものが不要になるわけではありません。CCUSに登録された技能者の情報を取り込んで名簿の形に出せる、という関係になります。元請が指定する様式や提出の方法は現場ごとに決まっているため、どの形で出すかは元請への確認が要ります。

協力会社がCCUSに登録していない場合はどうなりますか。

登録していない会社の分は、従来どおり手で作る形になります。そのため、一部だけが自動で埋まり、残りは手入力という混在の状態がしばらく続くことが多くあります。混ざる期間があることを前提に、Excelの名簿も並行して持っておくと運用が止まりません。