安全書類の電子化｜サービスとExcelの使い分け

安全書類は、現場に入る会社と人を元請へ示すための一式です。実務では、再下請負通知書、作業員名簿、新規入場者調査票、工事安全衛生計画書などを現場ごとにそろえて提出する形が広く使われています。

一般には、Excelの様式に入力して印刷し、押印して提出するという流れがとられてきました。とはいえ現場が増えるほど、同じ会社と同じ人の情報を何度も書き直すことになります。ここが、電子化が求められるようになった主な理由です。

ポイントはここです。安全書類の電子化で変わるのは提出の方法ではなく、情報を1か所に置けるようになることです。

ここでは、安全書類の電子化について、使われているサービスの種類、費用のかかり方、つまずきやすい場所、そしてExcelの様式が残る場面を順に整理します。

安全書類の電子化に使われるサービスの種類

安全書類の電子化に使われる仕組みは、性格の違う3つに分かれます。どれか1つを選ぶというより、現場によって組み合わせが変わる形になります。

労務安全書類に特化したサービスとしては、グリーンサイトが広く使われています。一方、施工管理の全般を扱うサービスの中で安全書類も扱う形をとっているのがBuildeeです。扱う範囲が違うため、どちらが良いというより、現場で何を求められているかで決まります。

そのうえで、CCUSはこの2つとは性格が違います。書類を作るサービスではなく、技能者の情報を登録しておく制度です。登録された情報を安全書類のサービスが取り込む、という関係になっています。CCUSに登録済みの技能者情報を取り込んで作業員名簿を作る連携が用意されていることが、二重入力をなくす主な仕組みです。

安全書類の電子化で減る手間

安全書類の電子化で減るのは、同じ情報を書き直す手間です。書類を1枚作る時間そのものより、繰り返しの回数が減ることの効果が大きくなります。

現場が10か所あれば、同じ職人の氏名・生年月日・資格・保険の情報を10回書いていることになります。登録しておけば、現場ごとに呼び出すだけで済みます。この二重入力の解消が、電子化にかかる費用を回収するいちばんの要素として挙げられることが多くあります。

あわせて、差し戻しも減ります。紙の提出では、記載の漏れや押印の抜けが提出後に分かり、そのたびに往復が発生します。電子の様式では、入力が足りない状態では提出に進めない作りになっていることが多く、往復そのものが起きにくくなります。

一方で、減らないものもあります。現場ごとに変わる情報、つまり作業の内容や入場の期間、受入教育の実施日などは、登録元には持っていないため毎回入れることになります。電子化しても、現場に紐づく情報は人が入れるという前提で考えておくと、期待とずれずに済みます。

安全書類の電子化にかかる費用

安全書類の電子化にかかる費用は、サービスによってかかり方が違います。初期費用が大きく月額が抑えられているものと、初期費用がなく月額の基本料がかかるものがあります。

たとえばグリーンサイトは初期費用がかかる代わりに月額が抑えられており、Buildeeは初期費用がなく月額の基本料がかかる形と紹介されています。金額は改定されることがあるため、検討の段階では各社の案内で確認しておく形が確実です。

比べるときに見ておくと良いのは、金額そのものより、誰が払うのかと、どの単位でかかるのかです。元請が払う部分と協力会社が払う部分が分かれている場合があり、下請の立場では自社の負担がどこに出るのかが分かりにくいことがあります。

そのうえで、複数の元請と取引がある会社では、現場ごとに違うサービスを使うことになります。この場合、どれか1つに費用が集中するわけではなく、少額の負担が複数に分かれる形になります。とはいえ、どのサービスでも入れる情報は同じなので、社内で情報をそろえておけば入力の手間そのものは増えません。

安全書類の電子化でつまずく場所

安全書類の電子化を進めるとき、いちばん時間がかかるのは下請への展開です。自社が登録しても、協力会社が登録していなければ、その分は従来どおり手で作ることになります。

そのため、紙と電子が混ざる期間がどうしても生まれます。ここが分かれ目になります。混ざることを前提にしないで進めると、どちらの手順も中途半端になり、結局どちらも回らなくなります。

展開の進め方としては、取引の多い会社から順に声をかける形が現実的です。登録の手間と費用は相手側にも発生するため、必要性を説明できる相手から始めるほうが話が進みます。また、着手の直前ではなく、何か月か前から状況を把握しておくと、現場が始まってから止まることがありません。

もう1つのつまずきは、社内の情報がそろっていない場合です。資格の修了証がファイルに綴じてあるだけ、保険の番号が担当者の記憶にある、という状態では、登録の作業そのものが進みません。電子化の前に、社内の情報を一覧にする作業が要るという部分で判断するのが良いです。

安全書類の電子化とAIの関係

安全書類の電子化とAIは、実は少し離れた話になります。安全書類のサービスが自動で埋めているのは、登録済みの情報を呼び出しているだけで、AIの判断が入っているわけではありません。

それでもAIが役に立つ場面はあります。1つは、元請から来た提出一覧や特記の要求事項を読み解くときです。現場ごとに求められる書類の範囲が違うため、示された一覧と自社が用意できるものを突き合わせる作業に時間がかかります。文書を渡して、必要な書類を挙げさせる使い方であれば、当たりをつける役に立ちます。

もう1つは、様式が指定されていて手で埋めることになった場合の下書きです。安全衛生計画書のように文章を書く欄がある書類では、過去の計画書と今回の工事の条件を渡して案を作らせる形がとれます。ただし、内容を確定させるのは作成する立場の人であることは変わりません。

一方で、資格の有無や保険の加入といった事実の欄をAIに埋めさせるのは向きません。確かめた結果を書く欄なので、推測で埋まってしまうと記録として成り立たなくなります。

安全書類の電子化を社内で受け入れる準備

安全書類の電子化を実際に回すには、現場側の準備も要ります。パソコンで入力する人、現場で確認する人、提出する人が別々になることが多いためです。

まず決めておくと良いのは、誰が入力するかです。事務がまとめて入力する形と、各現場の担当者が入力する形では、必要な権限もパソコンの台数も変わります。事務に集める形は品質がそろいやすい一方で、現場の情報が届くまでに時間がかかります。

次に、締切をどこに置くかを決めます。電子の提出では、入力が足りないまま提出に進めない作りになっていることが多く、前日に慌てて入れると間に合わないことがあります。そのため、紙のときより前倒しの締切を置く形にしている会社が多くあります。

そのうえで、操作の説明は現場の人数分ではなく、1人か2人に絞って覚えてもらう形が定着しやすくなります。全員が同じ操作を覚える必要はなく、聞ける人が現場にいれば回るためです。この役割を決めておかないと、担当者が不在の日に止まります。

安全書類の電子化で品質がそろう理由

安全書類の電子化を入れると、書類の品質が上がることがあります。人が丁寧になるからではなく、入力の段階で形が決まるためです。

紙の様式では、書く人によって省略の度合いが変わります。資格の欄に「玉掛」とだけ書く人と、修了証の番号まで書く人がいると、後から確認するときに手間が変わります。登録した情報から呼び出す形にすると、出てくる内容は同じになります。

あわせて、更新の反映も速くなります。資格を取り直したときに登録を直せば、次に出す書類から新しい内容が出ます。紙では、古い名簿をコピーして使い続けているうちに、実態と合わなくなることがあります。

一方で、登録した内容が誤っていれば、誤ったまま全部の書類に出ます。間違いが1か所で直せる形は、間違いが全部に広がる形でもあるためです。登録の時点でひととおり確かめておく工程は、紙のときより重くなります。

安全書類の電子化とExcelの様式が残る場面

安全書類の電子化を進めても、Excelの様式が残る場面があります。指定様式への対応、登録していない会社の分、そして控えの3つです。

現場によっては、元請が独自に作った様式を指定してくることがあります。サービスから出る形式では受け付けられないため、登録した情報を写して提出する形になります。全建統一様式に準じた様式が広く使われている一方で、そこから少し変えた様式を使っている元請も残っています。

控えとして残す目的も、意外と大事な部分です。提出した時点の内容を自社にも持っておくと、後から人員や資格について確認を求められたときに答えられます。サービスの画面で見られることと、自社に控えがあることは別の話になります。

そのため、当面は両方を持っておく形が扱いやすくなります。登録が進むにつれて、Excelの側は控えと例外の受け皿として残る形になっていきます。全部を一度に置き換えようとするより、この形のほうが現場が止まりません。

あわせて、控えの置き場所も決めておくと後が楽になります。提出したサービスごとにデータが分かれていると、過去の書類を探すときに、どの現場がどのサービスだったかを思い出すところから始まります。自社の側では現場名のフォルダに寄せておく、という単純な形でも効果があります。

そのうえで、いつまで残すかも決めておくと溜まりません。安全書類は工事が終われば役目を終えるものと、労働安全衛生法や建設業法の関係で一定期間の保存が求められるものが混ざっています。どちらに当たるかを書類の種類ごとに整理しておくと、区切りで処分の判断がつきます。

よくある質問

安全書類の電子化は、自社だけで決められますか。

現場で使う仕組みは元請が決めていることが多いため、下請の立場では指定されたサービスに合わせる形になるのが一般的です。複数の元請と取引がある場合は、現場ごとに違うサービスを使うことになります。自社で決められるのは、社内で情報をどうそろえておくかという部分です。

紙の提出を求められる現場が残っていても、電子化する意味はありますか。

社内の情報が1か所にそろっていれば、紙で出す場合も印刷して出すだけになります。むしろ、紙と電子が混ざる期間こそ、元になる情報を1か所に置いておく効果が出ます。出し方は現場ごとに変わっても、元の情報は変わらないためです。