建設業の安全衛生委員会の議事録｜保存期間と周知

安全衛生委員会を開いたあと、議事録をどこまで書けばよいのかで迷うことがあります。

一般には、開催した日と決めたことを1枚にまとめている事業場が多くあります。ところが労働基準監督署の調査で提出を求められたとき、審議の中身が読み取れないという理由で指摘を受ける例があります。

ポイントはここです。安全衛生委員会の議事録は、開催した証拠ではなく、調査審議を行った記録として見られます。

ここでは、安全衛生委員会の議事録に書く項目と、建設業で混同しやすい現場の協議組織との違い、保存期間と周知のしかたを、実務の順に整理します。

建設業の安全衛生委員会の議事録が求められる理由

建設業の安全衛生委員会の議事録は、労働安全衛生規則が作成と保存を求めている記録です。

委員会そのものは、事業場の規模と業種によって設置が決まります。建設業では常時50人以上の労働者を使用する事業場で安全委員会の設置が求められ、衛生委員会は業種を問わず常時50人以上で設置が求められます。

ただし、両方を設けることになる事業場では、安全衛生委員会として一つにまとめることが認められています。建設業の事業場が安全衛生委員会という名称になっていることが多いのは、この扱いによるものです。

この3つのうち、実務でいちばん崩れやすいのは開催の回数です。

人が集まらない月をどう扱うかを先に決めておくと、記録が飛ばずに済みます。

開催は毎月1回以上

安全衛生委員会は、毎月1回以上の開催が求められています。

年に数回まとめて開いた形にすると、月ごとの災害の状況を審議したことにならず、記録としても成り立ちにくくなります。開催が難しい月があるときは、時間を短くしてでも回数を保つほうが、後の説明がつきます。

逆に、開催の記録が飛んでいる月があると、その前後の月まで確認されることがあります。出席者が2名しか集まらなかった回でも、開いた事実と審議した内容を残しておくほうが、記録としては強くなります。

委員の半数は労働者側から選ぶ

安全衛生委員会の委員は、半数を労働者側から選ぶことになっています。

労働者側の委員は、労働者の過半数で組織する労働組合、または過半数を代表する者の推薦に基づいて指名します。議事録の出席者欄を氏名だけの並びにすると、この構成が読み取れません。

区分を付けて書いておくと、確認を受けたときに一目で分かります。

そのうえで、推薦を受けた記録も、年に1回は残しておくと確実です。委員が交代したときに推薦の手続きが抜け、構成の要件を満たさないまま開催が続いていた、ということが起こります。

建設業では、安全衛生委員会と現場の協議組織が別にある

建設業の安全衛生委員会の議事録で建設業がつまずきやすいのは、似た会議体が2つあることです。

事業場に置く安全衛生委員会と、工事現場に置く協議組織は、根拠となる規定も参加する人も違います。現場の災害防止協議会の記録を安全衛生委員会の議事録として出してしまい、内容が合わないと指摘される例があります。

左と右で、参加する人がまったく重なっていません。

そのため、下請の会社が入っているかどうかが、どちらの会議体かを見分けるいちばん早い手がかりになります。

事業場の委員会は、会社の安全衛生を審議する

事業場の安全衛生委員会が扱うのは、会社としての安全衛生です。

災害の統計、健康診断の結果、危険性又は有害性等の調査の結果、教育の計画といった、会社全体に関わる事項を審議します。参加するのは自社の労使で、下請の会社は入りません。

扱う範囲が会社全体なので、議題は現場をまたいだものになります。特定の現場でしか起きない話は、現場の協議組織で扱うほうが噛み合います。

現場の協議組織は、混在作業の危険を調整する

一方、現場の協議組織が扱うのは、その現場で同時に作業する会社どうしの調整です。

特定元方事業者が設置し、関係請負人が参加します。作業間の連絡調整、立入禁止の範囲、クレーンの使用時間といった、その日その現場の話が中心になります。

協議組織の記録は、作業間連絡調整書や安全衛生協議会の議事録として残す形が一般的です。名称は現場によって変わりますが、元請と下請が集まって調整した事実が読み取れる形にしておくと、確認を受けたときに示せます。

両方が求められる会社では、様式を分ける

安全衛生委員会の議事録と協議組織の記録は、様式を分けておくと混ざりません。

50人以上の事業場を持ち、かつ元請として現場を持つ会社では、両方の記録が求められます。ファイルを分け、表題に事業場名か現場名を入れておくと、どちらの記録かが後から分かります。

担当者も分けておくと混ざりません。事業場の委員会は総務、現場の協議組織は工事部、というように分担を決めている会社が多くあります。

上の2つで分かれなかった場合は、開催の単位を見ることになります。

現場ごとに開いているなら協議組織、事業場ごとに毎月開いているなら安全衛生委員会です。

建設業の安全衛生委員会の議事録に書く項目

建設業の安全衛生委員会の議事録に書く項目は、開催の事実と、審議の中身の2つに分かれます。

出た意見を残すと、審議した記録になる

安全衛生委員会の議事録で差が出るのは、意見の欄です。

決定事項だけを書いた議事録は、誰かが決めた通知のように読めます。誰がどんな意見を述べ、どういう理由でその結論になったかまで残すと、調査審議を行った記録として成立します。

意見は要約してかまいませんが、労働者側の発言を落とさないほうがよい形になります。労使で審議したことが読み取れるのは、この欄だけです。

3つとも、書き足すのに時間はかかりません。

意見を2行、担当と期限を1行、周知の方法と日を1行。これだけで記録の性格が変わります。

意見が出なかった回もあります。その場合は「意見なし」とだけ書くのではなく、議長が投げかけた問いを残しておくと、審議しようとした事実が伝わります。

決定事項には担当と期限を付ける

安全衛生委員会の議事録の決定事項は、担当と期限まで書いておくと実行につながります。

対策の欄が「注意を徹底する」で終わっている議事録では、翌月も同じ議題が並びます。誰が、いつまでに何をするかを書き、次回の冒頭で進捗を確認する形にすると、委員会が回り始めます。

期限は月末で揃えず、実際にできる日で書くほうが動きます。一律に月末とすると、まとめて未着手のまま次の月に持ち越されていきます。

建設業の安全衛生委員会の議事録の記入例

建設業の安全衛生委員会の議事録は、上から順に埋めていく形にすると書きやすくなります。

実際の1回分を並べると、次のようになります。数字と固有名詞を自社のものに置き換えれば、そのまま使える形です。

前回の決定事項から書き始める

安全衛生委員会の議事録は、前回の決定事項の進捗から書き始めると、議論が積み上がります。

冒頭に進捗の欄がないと、前回決めたことが宙に浮いたままになります。完了・作業中・未着手の3つで状況を書き、未着手のものは理由まで残しておくと、次に何をすればよいかがはっきりします。

進捗を確認する時間は5分ほどで足ります。前回の決定事項を読み上げ、担当者が一言で状況を答える、という進め方にしている会社が多くあります。

意見は発言者と対で書く

安全衛生委員会の議事録の意見欄は、発言者と意見を対にして書くと、労使で審議したことが読み取れます。

氏名まで書きにくい場合は、事業者側・労働者側という区分だけでも構いません。どちらの立場からどんな意見が出て、それをどう扱ったかが分かる形にしておくと、記録としての意味が出ます。

この順番の要は、いちばん左に前回の進捗を置くところです。

決定事項を最後に置いているのは、意見と結論を踏まえた形にするためです。

安全衛生委員会の議題を年間で決めておく

建設業の安全衛生委員会の議事録が毎月似た内容になるのは、議題をその月になってから考えているからです。

年度の初めに12か月ぶんを割り付けておくと、書く側の負担が下がり、扱う範囲も広がります。災害統計と健康管理は毎月の定例として、それに季節の議題を1つ足す形が扱いやすい割り付けになります。

現場からの材料を1つは入れる

安全衛生委員会の議事録が形だけになるのを防ぐには、現場から上がってきた材料を1つ入れる、という形にするのが良いです。

ヒヤリハットの報告、パトロールでの指摘、職長会からの要望など、材料はすでに現場にあります。総務が集めた統計だけで議題を組むと、審議が現場の実感から離れていきます。

開催の時間帯も決めておく

安全衛生委員会は、開催の曜日と時間帯を固定しておくと、出席率が安定します。

現場が動いている時間に設定すると、職長が出られません。第3木曜の15時、というように決めておき、年度の初めに全委員へ日程を配る形にしている会社が多くあります。

定例2つと季節の議題1つで、1回あたりの審議は30分ほどに収まります。

現場の材料を混ぜる段は、年間計画の時点では空けておき、その月に上がってきたものを入れる形にすると回ります。

建設業の安全衛生委員会の議事録で不足を指摘されやすいところ

建設業の安全衛生委員会の議事録で不足を指摘されやすいのは、形式ではなく中身の薄さです。

実務でよく挙がるのは、次の4つです。

同じ内容を扱っていても、書いてある項目が違うと読まれ方が変わります。

左右で、書いてある分量はほとんど変わりません。

違うのは、誰が何を言ったかと、いつ誰に届いたかが残っているかどうかだけです。

産業医が出席していない月が続いていないか

安全衛生委員会の議事録で見られるのが、産業医の出席です。

産業医は委員会の構成員であり、健康管理に関する事項では意見を求める立場にあります。出席できない月が続いている場合は、書面で意見を受け取り、その内容を議事録に残しておくと、意見を聴いた記録になります。

産業医との契約が月1回の訪問でない事業場もあります。訪問の日程と委員会の日程を年度の初めに突き合わせておくと、出席できる回を増やせます。

議題が報告だけになっていないか

安全衛生委員会の議題が、報告事項だけで埋まっていることがあります。

報告も必要ですが、審議する事項がないと調査審議の場になりません。危険性又は有害性等の調査の結果、ヒヤリハットの事例、作業手順の見直しといった、現場から上がってくる材料を1つは議題に置くと、審議の形になります。

議題が尽きたように見えるときは、過去の災害事例をもう一度扱う形もあります。数年前の事故を今の作業に当てはめて議論すると、対策が古くなっていることに気づけます。

建設業の安全衛生委員会の議事録の保存期間は3年

建設業の安全衛生委員会の議事録の保存期間は、3年間とされています。

起算するのは、議事録を作成した日です。月ごとにファイルを分け、年度でまとめておくと、3年を過ぎたものを判別しやすくなります。

この分岐で拾えなかった記録は、根拠となる規定を1つずつ確認することになります。

判断がつかないものは長いほうに合わせておくと、後から足りなくなることがありません。

3年を過ぎたものをすぐ処分するかどうかは、会社の判断になります。労災の請求や紛争で過去の記録が必要になることがあるため、場所に余裕があれば5年ほど残している会社もあります。

帯の長さが違うとおり、同じ棚にまとめると処分の判断がつかなくなります。

年数ごとに箱を分け、箱の外に年数を書いておく形が扱いやすくなります。

電子で保存するときに気をつけること

安全衛生委員会の議事録は、紙でも電子でも保存できます。

電子で残す場合に問題になりやすいのは、後から書き換えられる形になっていることです。PDFにして書き込みを制限する、保存した日が分かる形にする、といった手当てをしておくと、記録としての信頼が保てます。

保存する場所も決めておくと確実です。担当者の個人フォルダに置いたまま担当が変わり、過去の議事録が見つからなくなる、ということが起こります。

紙で保管する場合は、年度ごとのファイルに綴じ、背表紙に年度と保存期限を書いておく形が扱いやすくなります。期限が背表紙に出ていれば、処分の判断を毎回調べ直さずに済みます。

建設業の安全衛生委員会の議事録を労働者に周知する

建設業の安全衛生委員会の議事録は、作って保管するだけでは足りず、議事の概要を労働者に周知することまで求められています。

周知の方法は決まっていません。掲示、書面の交付、社内ネットワークへの掲載のいずれでも構わないため、自社で届く方法を選ぶ形になります。

右側の4つは、事務所にいる人には要らない手段です。

現場に出ている人の割合が高い会社ほど、右側を厚くしておくと周知が実際に届きます。

開催から保存までを1本の流れにすると、次のようになります。

この流れで抜けやすいのは、4番目の周知の記録です。

周知そのものは行っていても、記録が無いために確認できない、という形になりがちです。

周知した記録も議事録に残す

安全衛生委員会の議事録には、周知の方法と日も書いておくと確認が早くなります。

周知したかどうかは、後から思い出せません。議事録の末尾に掲示日・掲示場所・配布の方法の欄を作っておくと、書き漏れが減ります。

建設業では、事業場から離れた現場で働く人が多くいます。事務所の掲示板だけでは届かないため、現場の詰所にも掲示する、朝礼で読み上げる、といった形を組み合わせている会社が多くあります。

直行直帰の職人が多い会社では、掲示だけでは届きません。作業員に配る安全衛生の連絡票に議事の要点を1行入れる、という形をとっている会社もあります。

様式を決めておくと、書き漏れが減る

安全衛生委員会の議事録は、様式を決めておくと毎月の負担が下がります。

書く項目が決まっていれば、埋めるだけで済みます。前回の決定事項の進捗、意見、周知の記録といった、抜けやすい欄をあらかじめ入れておくと、書き漏れが起きにくくなります。

様式を変えたときは、過去の議事録まで作り直す必要はありません。変えた月から新しい様式にして、いつ変えたかを1行残しておけば、経過が追えます。

様式は安全衛生委員会議事録テンプレートからダウンロードできます。現場側の記録は現場の安全記録は何を残すのかで、保存期間の全体像は建設業の書類は何年保存するのかで整理しています。

よくある質問

安全衛生委員会を開けなかった月があります。まとめて開いてもよいですか。

毎月1回以上の開催が求められているため、まとめての開催は回数を満たしたことになりません。時間を短くしてでも月ごとに開き、審議した内容を残す形が一般的です。開けなかった月がある場合は、その理由と、次にどう補ったかを議事録に残しておくと説明がつきます。

現場で開いている災害防止協議会の記録を、安全衛生委員会の議事録として使えますか。

別の記録として扱われます。事業場に置く安全衛生委員会と、現場に置く協議組織は、根拠となる規定も参加する人も違うためです。どちらも記録の作成が求められるので、様式を分けて残す形が確実です。

議事録は労働者に配らないといけませんか。

配布は方法の一つで、掲示や社内ネットワークへの掲載でも構いません。求められているのは議事の概要を労働者に周知することなので、いつどの方法で周知したかを議事録に残しておくと、確認を受けたときに示せます。